<div dir="ltr"><div>Hi,</div><div><br></div><div>Spinning off Jeanette's question ("could we also create a TEP shared drive that we could move all the project shared folders under?"), here's a list of the shared drives that exist in the TEP's Google Workspace. This of course doesn't count all of the documents that are held in workspaces belonging to individuals or other organizations.<br></div><div></div><div><br></div><div><div><img src="cid:ii_lktvv3z10" alt="image.png" width="558" height="422"></div><div><br></div><div>It's straightforward to create and reorganize shared drives; I think most of the work will be around policy:</div><div><br></div><div>- Creating a taxonomy</div><div>- Determining publiciation and sharing policies. I figure that most documents should be viewable by the world, but that doesn't apply to everything. The "Security" shared drive in the screenshot is a good example; that one exists for coordinating work on Evergreen security bugs and absolutely should not be viewable by anybody outside the security team.</div><div>- Figuring out document retention policies, particularly for the formal business documents</div><div>- Deciding what documents that exist outside of TEP shared drives should be actively moved into the new structure</div><div><br></div><div>Given the potential for taxonomical discussions to become interminable, I would suggest naming a small working group (or even just a single person!) to propose an organizational scheme that the full Board could react to.<br></div><div><br></div><div>Regards,</div><div><br></div><div>Galen<br></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr">Galen Charlton<br>Implementation and IT Manager<br>Equinox Open Library Initiative<br><a href="mailto:gmc@equinoxOLI.org" target="_blank">gmc@equinoxOLI.org</a><br><a href="https://www.equinoxOLI.org" target="_blank">https://www.equinoxOLI.org</a> <br>phone: 877-OPEN-ILS (673-6457)<br>direct: 770-709-5581<br><a href="http://evergreen-ils.org" target="_blank"></a></div></div></div></div>