<div dir="ltr"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">As an action item at the last meeting I said I would present a proposal for a merchandising committee at the next meeting.  What is below is meant as a draft for feedback so that additional input can be incorporated before the meeting.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">Merchandising Proposal for EOB</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- The EOB delegates the following tasks: design of merchandise, putting materials on or off sale, managing of sales channels and selecting vendors with the consent of Conservancy to a Merchandising Committee.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- The committee will consist of two to five members and at least one of them will be a member of the EOB.  </span><div><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- There will be one chair who</span><span style="font-size:13px;font-family:arial,sans-serif"> does not have to be an EOB member.  The chair will act as an organizer and recorder of committee activities.  The committee will act by consensus.  </span><br style="font-size:13px;font-family:arial,sans-serif">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- Initial membership will consist of volunteers from the EOB and the community as approved by the board.  </span><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">If there are more volunteers than available seats the board may select who will join by majority vote or choose to make the position available to community vote.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- Service on the committee can be terminated at any time a member chooses to leave.  </span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- Only an EOB member will be authorized to speak formally to Conservancy on merchandise matters (as a delegation of the role of the EOB chair as project rep with Conservancy).  Operational communications can be undertaken by committee members with the consent of Conservancy and the committee as a whole.  </span><div>
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- The committee will consult with the community proposed designs for merchandise and provide mechanisms for input on selected materials.  All merchandise and selected materials should represent some aspect of the Evergreen community.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- The committee will prefer ethically sourced items even if they are of slightly greater expense.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- The committee will prefer vendors that do not require a startup fee.  Any requests for startup funding will need to be approved by the EOB.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- No merchandise will be offered whose sale in any ways provides a financial benefit to current members of the committee or the EOB.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- The committee is not authorized to collect or hold funds without specific Board approval -- all transactions must flow directly through Conservancy's accounts for the Evergreen project.  The only exception anticipated is on-site sales of merchandise at EOB sanctioned events (e.g. conferences), but those exceptions must be specifically requested and expenses approved.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">- The committee must provide bimonthly reports to the EOB on its actions by writing the mailing list.</span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
<br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px"><span style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">There have been questions about on site sales.  I may produced samples to take to conferences but between inventory issues and the handling of money selling is not an issue I want to deal with at this time.  We have had several volunteers from the EOB already and I think there may be some folks in the community who want to help.  </span><br style="font-family:arial,sans-serif;font-size:13px">
</div></div></div>