<div dir="ltr">Hi Buzzy,<div>Thanks for sending this along.  Overall it looks pretty good, I can't see anything big that you might have missed.  </div><div>Like Kathy, though, I noticed that the recording fee calculation looks to be off by about $2,500 depending on what is meant by "quantity".</div><div><br></div><div>I'm also curious what the food and beverage minimum is for the venue and what the reasoning is for the Friday lunch.  Is it lack of restaurants or trouble meeting the food/beverage minimum?  Do you mind sharing what the food and beverage minimum is?</div><div><br></div><div>I am concerned that there's a thin margin in the budget.  If you get a few less sponsorships or registrations than you expect then you will be in the red.  I'd like to see the conference aim for a $5,000-ish profit from the conference so that in the event of lower turnout or poor sponsorship you'd be looking at a break-even instead of a loss.</div><div><br></div><div>Thanks!</div><div>Grace</div><div><br></div><div><br></div><div><br></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, Oct 31, 2014 at 6:16 PM, Ben Hyman <span dir="ltr"><<a href="mailto:ben.hyman@bc.libraries.coop" target="_blank">ben.hyman@bc.libraries.coop</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">A belated thanks to Buzzy for pulling the preliminary budget together.<br>
Looking good so far - will watch for responses to Kathy's questions.<br>
<br>
Cheers<br>
Ben<br>
<div><div class="h5">On Oct 30, 2014, at 10:46 AM, Kathy Lussier <<a href="mailto:klussier@masslnc.org">klussier@masslnc.org</a>> wrote:<br>
<br>
> Hi all,<br>
><br>
> Thanks you for sending the proposed budget along Buzzy! All, it would be great if we could have an e-mail vote on the budget soon so that the SFC folks can begin finishing up the contract details for the venue.<br>
><br>
> I do have a couple of questions about the budget.<br>
><br>
> In the interest of cutting down costs, particularly when it comes to the high food costs we see at these conferences, I noticed you added a lunch to the budget for the 2015 conference. We did have a sponsored lunch at the 2013 conference in Vancouver, but, otherwise, it isn't something that has been provided at past conferences. Amy and I considered adding one when we were considering a venue that wasn't close to many restaurants, but we luckily ended up at a venue where lunch options were numerous. Are you adding it to the conference because you're in a similar situation where it will be difficult for people to find lunch in a timely manner? If so, I would recommend adding it as another sponsorship opportunity to help defray costs.  You could look at the Vancouver conference's page to get a sense of how much to charge for this sponsorship opportunity - <a href="http://eg2013.sitka.bclibraries.ca/sponsors/index.html" target="_blank">http://eg2013.sitka.bclibraries.ca/sponsors/index.html</a>. It definitely should be higher than a breakfast sponsorship.<br>
><br>
> Do you expect to have a food & beverage minimum in the contract with the venue? I ask just to see if there is a potential for those food costs to go down if registration ends up being lower than expected. Just to add a data point for the rest of the Board, the registration numbers we saw last year were 189 total registrations,  about 30 of which were one-day registrations for local library staff who couldn't attend the entire three-day conference. When our numbers came in lower than expected, it was difficult to adjust the cost side of the budget because of our food & beverage minimum.<br>
><br>
> The calculation for the recording fee appears to be off. I see $500 (per day?, per session?) with a quantity of eight, but the total is $1,500.<br>
><br>
> Thanks!<br>
> Kathy<br>
> Kathy Lussier<br>
> Project Coordinator<br>
> Massachusetts Library Network Cooperative<br>
> <a href="tel:%28508%29%20343-0128" value="+15083430128">(508) 343-0128</a><br>
><br>
> <a href="mailto:klussier@masslnc.org">klussier@masslnc.org</a><br>
><br>
> Twitter:<br>
> <a href="http://www.twitter.com/kmlussier" target="_blank">http://www.twitter.com/kmlussier</a><br>
><br>
> #evergreen IRC: kmlussier<br>
><br>
> On 10/27/2014 11:21 PM, Buzzy Nielsen wrote:<br>
>> Hi everyone,<br>
>><br>
>> Attached is a draft conference budget (in Excel and OpenDocument formats)for your review and approval. I have tried to keep the registration fees down. I've also tried to underestimate revenue while overestimating costs to help ensure that we do not have overruns.<br>
>><br>
>> I'm happy to answer any questions that you have.<br>
>><br>
>> Cheers!<br>
>> Buzzy Nielsen<br>
>><br>
>> ************************************<br>
>> Library Director<br>
>> Hood River County Library District<br>
>> 502 State Street<br>
>> Hood River, Oregon 97031<br>
>> <a href="tel:541-387-7062" value="+15413877062">541-387-7062</a><br>
>> <a href="http://hoodriverlibrary.org" target="_blank">http://hoodriverlibrary.org</a><br>
>><br>
>><br>
>><br>
>> _______________________________________________<br>
>> eg-oversight-board mailing list<br>
>><br>
>> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
>> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> eg-oversight-board mailing list<br>
> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
<br>
</div></div>Ben Hyman<br>
Executive Director | BC Libraries Cooperative<br>
<a href="mailto:ben.hyman@bc.libraries.coop">ben.hyman@bc.libraries.coop</a> | <a href="tel:1.855.383.5761%20ext%201001" value="+18553835761">1.855.383.5761 ext 1001</a> | cell: <a href="tel:250.889.2738" value="+12508892738">250.889.2738</a><br>
<a href="http://bc.libraries.coop" target="_blank">bc.libraries.coop</a> | Twitter: @BCLibrariesCoop<br>
<br>
You have received this e-mail message from the BC Libraries Cooperative. This message is intended only for the use of the individual or entity to which it is addressed, and may contain information that is privileged, confidential and exempt from disclosure under applicable law. Any other distribution, copying or disclosure is strictly prohibited. If you have received this message in error, please notify us immediately by telephone at <a href="tel:1-855-383-5761" value="+18553835761">1-855-383-5761</a> and reply to the sender via e-mail, confirming deletion of the original e-mail and any attachment(s).<br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><font size="1">Grace Dunbar, Vice President<br>
Equinox Software, Inc.  -  The Open Source Experts<br><a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com" target="_blank">gdunbar@esilibrary.com</a></font>
<font size="1">  <br>
1-877-OPEN-ILS    <a href="http://www.esilibrary.com" target="_blank">www.esilibrary.com</a></font>
<font size="1">  </font><br></div></div>
</div>