<div dir="ltr">+1 <div><br></div><div>Grace</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Thu, Nov 6, 2014 at 3:47 PM, Yamil Suarez <span dir="ltr"><<a href="mailto:ysuarez@berklee.edu" target="_blank">ysuarez@berklee.edu</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">+1<br>
<div><div class="h5"><br>
On Thu, Nov 6, 2014 at 1:13 PM, Kathy Lussier <<a href="mailto:klussier@masslnc.org">klussier@masslnc.org</a>> wrote:<br>
> Thank you for all of your work on this budget Buzzy and for addressing our<br>
> questions and comments!<br>
><br>
> I would like to make a motion to approve the Evergreen 2015 Conference<br>
> budget as presented.<br>
><br>
> Kathy<br>
><br>
> Kathy Lussier<br>
> Project Coordinator<br>
> Massachusetts Library Network Cooperative<br>
> <a href="tel:%28508%29%20343-0128" value="+15083430128">(508) 343-0128</a><br>
> <a href="mailto:klussier@masslnc.org">klussier@masslnc.org</a><br>
> Twitter: <a href="http://www.twitter.com/kmlussier" target="_blank">http://www.twitter.com/kmlussier</a><br>
> #evergreen IRC: kmlussier<br>
><br>
> On 11/6/2014 12:56 PM, Buzzy Nielsen wrote:<br>
><br>
> Kathy, Tony from the Conservancy, and I chatted today to address some of<br>
> your further questions and concerns. Here's a final version of the budget.<br>
><br>
> Cheers!<br>
> Buzzy<br>
><br>
> ************************************<br>
> Library Director<br>
> Hood River County Library District<br>
> 502 State Street<br>
> Hood River, Oregon 97031<br>
> <a href="tel:541-387-7062" value="+15413877062">541-387-7062</a><br>
> <a href="http://hoodriverlibrary.org" target="_blank">http://hoodriverlibrary.org</a><br>
><br>
> On 11/04/2014 01:23 PM, Buzzy Nielsen wrote:<br>
><br>
> I'm sorry, I sent two different versions of the budget in my last message.<br>
> These are correct.<br>
><br>
> Cheers!<br>
> Buzzy<br>
><br>
> ************************************<br>
> Library Director<br>
> Hood River County Library District<br>
> 502 State Street<br>
> Hood River, Oregon 97031<br>
> <a href="tel:541-387-7062" value="+15413877062">541-387-7062</a><br>
> <a href="http://hoodriverlibrary.org" target="_blank">http://hoodriverlibrary.org</a><br>
><br>
> On 11/04/2014 09:37 AM, Buzzy Nielsen wrote:<br>
><br>
> Hi everyone,<br>
><br>
> In regards to your questions:<br>
><br>
> Thanks for catching the error in the recording calculation. I've corrected<br>
> it in the attached document.<br>
> The hotel doesn't have a minimum amount to spend on meals, but they're<br>
> pretty insistent on having a lunch. The food costs are directly calculated<br>
> based on attendance, so it may be higher or lower. This seems like it would<br>
> be a good point to bring the SFC into the discussion with the hotel.<br>
> I believe that the equipment rental and technology costs will be lower than<br>
> expected, so I've adjusted those line items accordingly. I've also slightly<br>
> adjusted the registration fees.<br>
><br>
><br>
> New budget attached.<br>
><br>
> Cheers!<br>
> Buzzy<br>
><br>
><br>
> ************************************<br>
> Library Director<br>
> Hood River County Library District<br>
> 502 State Street<br>
> Hood River, Oregon 97031<br>
> <a href="tel:541-387-7062" value="+15413877062">541-387-7062</a><br>
> <a href="http://hoodriverlibrary.org" target="_blank">http://hoodriverlibrary.org</a><br>
><br>
> On 11/03/2014 01:55 PM, Grace Dunbar wrote:<br>
><br>
> Hi Buzzy,<br>
> Thanks for sending this along.  Overall it looks pretty good, I can't see<br>
> anything big that you might have missed.<br>
> Like Kathy, though, I noticed that the recording fee calculation looks to be<br>
> off by about $2,500 depending on what is meant by "quantity".<br>
><br>
> I'm also curious what the food and beverage minimum is for the venue and<br>
> what the reasoning is for the Friday lunch.  Is it lack of restaurants or<br>
> trouble meeting the food/beverage minimum?  Do you mind sharing what the<br>
> food and beverage minimum is?<br>
><br>
> I am concerned that there's a thin margin in the budget.  If you get a few<br>
> less sponsorships or registrations than you expect then you will be in the<br>
> red.  I'd like to see the conference aim for a $5,000-ish profit from the<br>
> conference so that in the event of lower turnout or poor sponsorship you'd<br>
> be looking at a break-even instead of a loss.<br>
><br>
> Thanks!<br>
> Grace<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> On Fri, Oct 31, 2014 at 6:16 PM, Ben Hyman <<a href="mailto:ben.hyman@bc.libraries.coop">ben.hyman@bc.libraries.coop</a>><br>
> wrote:<br>
>><br>
>> A belated thanks to Buzzy for pulling the preliminary budget together.<br>
>> Looking good so far - will watch for responses to Kathy's questions.<br>
>><br>
>> Cheers<br>
>> Ben<br>
>> On Oct 30, 2014, at 10:46 AM, Kathy Lussier <<a href="mailto:klussier@masslnc.org">klussier@masslnc.org</a>> wrote:<br>
>><br>
>> > Hi all,<br>
>> ><br>
>> > Thanks you for sending the proposed budget along Buzzy! All, it would be<br>
>> > great if we could have an e-mail vote on the budget soon so that the SFC<br>
>> > folks can begin finishing up the contract details for the venue.<br>
>> ><br>
>> > I do have a couple of questions about the budget.<br>
>> ><br>
>> > In the interest of cutting down costs, particularly when it comes to the<br>
>> > high food costs we see at these conferences, I noticed you added a lunch to<br>
>> > the budget for the 2015 conference. We did have a sponsored lunch at the<br>
>> > 2013 conference in Vancouver, but, otherwise, it isn't something that has<br>
>> > been provided at past conferences. Amy and I considered adding one when we<br>
>> > were considering a venue that wasn't close to many restaurants, but we<br>
>> > luckily ended up at a venue where lunch options were numerous. Are you<br>
>> > adding it to the conference because you're in a similar situation where it<br>
>> > will be difficult for people to find lunch in a timely manner? If so, I<br>
>> > would recommend adding it as another sponsorship opportunity to help defray<br>
>> > costs.  You could look at the Vancouver conference's page to get a sense of<br>
>> > how much to charge for this sponsorship opportunity -<br>
>> > <a href="http://eg2013.sitka.bclibraries.ca/sponsors/index.html" target="_blank">http://eg2013.sitka.bclibraries.ca/sponsors/index.html</a>. It definitely should<br>
>> > be higher than a breakfast sponsorship.<br>
>> ><br>
>> > Do you expect to have a food & beverage minimum in the contract with the<br>
>> > venue? I ask just to see if there is a potential for those food costs to go<br>
>> > down if registration ends up being lower than expected. Just to add a data<br>
>> > point for the rest of the Board, the registration numbers we saw last year<br>
>> > were 189 total registrations,  about 30 of which were one-day registrations<br>
>> > for local library staff who couldn't attend the entire three-day conference.<br>
>> > When our numbers came in lower than expected, it was difficult to adjust the<br>
>> > cost side of the budget because of our food & beverage minimum.<br>
>> ><br>
>> > The calculation for the recording fee appears to be off. I see $500 (per<br>
>> > day?, per session?) with a quantity of eight, but the total is $1,500.<br>
>> ><br>
>> > Thanks!<br>
>> > Kathy<br>
>> > Kathy Lussier<br>
>> > Project Coordinator<br>
>> > Massachusetts Library Network Cooperative<br>
>> > <a href="tel:%28508%29%20343-0128" value="+15083430128">(508) 343-0128</a><br>
>> ><br>
>> > <a href="mailto:klussier@masslnc.org">klussier@masslnc.org</a><br>
>> ><br>
>> > Twitter:<br>
>> > <a href="http://www.twitter.com/kmlussier" target="_blank">http://www.twitter.com/kmlussier</a><br>
>> ><br>
>> > #evergreen IRC: kmlussier<br>
>> ><br>
>> > On 10/27/2014 11:21 PM, Buzzy Nielsen wrote:<br>
>> >> Hi everyone,<br>
>> >><br>
>> >> Attached is a draft conference budget (in Excel and OpenDocument<br>
>> >> formats)for your review and approval. I have tried to keep the registration<br>
>> >> fees down. I've also tried to underestimate revenue while overestimating<br>
>> >> costs to help ensure that we do not have overruns.<br>
>> >><br>
>> >> I'm happy to answer any questions that you have.<br>
>> >><br>
>> >> Cheers!<br>
>> >> Buzzy Nielsen<br>
>> >><br>
>> >> ************************************<br>
>> >> Library Director<br>
>> >> Hood River County Library District<br>
>> >> 502 State Street<br>
>> >> Hood River, Oregon 97031<br>
>> >> <a href="tel:541-387-7062" value="+15413877062">541-387-7062</a><br>
>> >> <a href="http://hoodriverlibrary.org" target="_blank">http://hoodriverlibrary.org</a><br>
>> >><br>
>> >><br>
>> >><br>
>> >> _______________________________________________<br>
>> >> eg-oversight-board mailing list<br>
>> >><br>
>> >> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
>> >><br>
>> >> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
>> ><br>
>> > _______________________________________________<br>
>> > eg-oversight-board mailing list<br>
>> > <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
>> ><br>
>> > <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
>><br>
>> Ben Hyman<br>
>> Executive Director | BC Libraries Cooperative<br>
>> <a href="mailto:ben.hyman@bc.libraries.coop">ben.hyman@bc.libraries.coop</a> | <a href="tel:1.855.383.5761%20ext%201001" value="+18553835761">1.855.383.5761 ext 1001</a> | cell: <a href="tel:250.889.2738" value="+12508892738">250.889.2738</a><br>
>> <a href="http://bc.libraries.coop" target="_blank">bc.libraries.coop</a> | Twitter: @BCLibrariesCoop<br>
>><br>
>> You have received this e-mail message from the BC Libraries Cooperative.<br>
>> This message is intended only for the use of the individual or entity to<br>
>> which it is addressed, and may contain information that is privileged,<br>
>> confidential and exempt from disclosure under applicable law. Any other<br>
>> distribution, copying or disclosure is strictly prohibited. If you have<br>
>> received this message in error, please notify us immediately by telephone at<br>
>> <a href="tel:1-855-383-5761" value="+18553835761">1-855-383-5761</a> and reply to the sender via e-mail, confirming deletion of<br>
>> the original e-mail and any attachment(s).<br>
>><br>
>> _______________________________________________<br>
>> eg-oversight-board mailing list<br>
>> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
>> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> --<br>
> Grace Dunbar, Vice President<br>
> Equinox Software, Inc.  -  The Open Source Experts<br>
> <a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a><br>
> 1-877-OPEN-ILS    <a href="http://www.esilibrary.com" target="_blank">www.esilibrary.com</a><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> eg-oversight-board mailing list<br>
> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> eg-oversight-board mailing list<br>
> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
><br>
<br>
<br>
<br>
--<br>
<br>
<br>
<br>
</div></div>--------------------------------<br>
<br>
Yamil Suarez, MCS<br>
Library System Administrator/Developer<br>
<br>
Stan Getz Library<br>
Berklee College of Music<br>
1140 Boylston St<br>
Boston, MA 02215<br>
<br>
<a href="mailto:ysuarez@berklee.edu">ysuarez@berklee.edu</a><br>
<a href="tel:617-747-2617" value="+16177472617">617-747-2617</a><br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5">_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><font size="1">Grace Dunbar, Vice President<br>
Equinox Software, Inc.  -  The Open Source Experts<br><a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com" target="_blank">gdunbar@esilibrary.com</a></font>
<font size="1">  <br>
1-877-OPEN-ILS    <a href="http://www.esilibrary.com" target="_blank">www.esilibrary.com</a></font>
<font size="1">  </font><br></div></div>
</div>