+1<br><br>On Friday, December 19, 2014, Grace Dunbar <<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a>> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">I second Kathy's motion to accept the proposed budget revision with her proposed change to modify registration fees to be set at $200 (early bird) and $250 (regular).<div><br></div><div>Grace<br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, Dec 19, 2014 at 2:04 PM, Kathy Lussier <span dir="ltr"><<a href="javascript:_e(%7B%7D,'cvml','klussier@masslnc.org');" target="_blank">klussier@masslnc.org</a>></span> wrote:<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex">
  
    
  
  <div bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    <div>Hi all,<br>
      <br>
      I did some squashing of numbers and found that if we lower the
      conference fees to 200 and 250, we show a projected net income of
      $6,410. Even if registration goes down to 160, there's projected
      income of $3,608. My preference is to lower the registration fee
      in the interest of making the conference a bit more affordable
      period, especially seeing as we most likely will have a shortened
      early bird period.<br>
      <br>
      I'll make a motion to accept the proposed budget revision with the
      following change: a modified registration fees  set at $200 (early
      bird) and $250 (regular).<br>
      <br>
      Kathy<br>
      <pre cols="72">Kathy Lussier
Project Coordinator
Massachusetts Library Network Cooperative
<a href="tel:%28508%29%20343-0128" value="+15083430128" target="_blank">(508) 343-0128</a>
<a href="javascript:_e(%7B%7D,'cvml','klussier@masslnc.org');" target="_blank">klussier@masslnc.org</a>
Twitter: <a href="http://www.twitter.com/kmlussier" target="_blank">http://www.twitter.com/kmlussier</a>
#evergreen IRC: kmlussier
</pre><div><div>
      On 12/19/2014 12:21 PM, Buzzy Nielsen wrote:<br>
    </div></div></div>
    <blockquote type="cite"><div><div>
      
      Hi everyone,<br>
      <div><font face="Verdana"> <br>
          I apologize that I missed yesterday's meeting. Kathy let me
          know that the EOB has a traditional policy of wanting to
          approve conference budget expenditures if they exceed 10% of
          the approved budget cost. As it turns out, the room rental
          fees are higher than expected, currently at about $4,250.
          Negotiating with this hotel has been different than in
          previous years, as they're not as used to hosting conference
          as most of the other venues that have hosted the conference in
          the past. We anticipate having a contract done sometime next
          week.<br>
          <br>
          In light of this, and now being aware of the the policy on
          budget overruns, I wanted to present a slightly revised
          budget. The idea behind these revisions is to take away some
          of the elements that have made previous conference budgets
          somewhat stressful, namely the food & beverage minimum.
          I'm much more comfortable increasing some of the fixed fees
          (space rental) so that we're not going to have to stress about
          hitting particular attendance or buy food that's more
          expensive or plentiful than we need. This is not, of course,
          to say that we don't still want to have lots of attendees!
          However, we'll be on safer financial footing by making the
          budget less dependent on changing variables.<br>
          <br>
          All of the revisions are under the expenditure lines. They are
          as follows:<br>
        </font>
        <ul>
          <li><font face="Verdana">Increasing budgeted facilities fees
              to $10,000, from $3,500. This should cover all
              contingencies, including rental</font> fees and other
            facility-related costs. I don't anticipate the line item
            actually being nearly this high.</li>
          <li>Eliminating the sit-down lunch and instead offering boxed
            lunches as an option. The venue would prefer that we have a
            sit-down lunch, but we would prefer not. To satisfy the
            hotel, we have agreed to offer boxed lunches from the hotel
            as a registration option. Therefore, there is still some
            money for lunches. These boxed lunches would go toward our
            food & beverage minimum with the venue.</li>
          <li>Eliminating the Internet line item of $8,000. Recent
            upgrades to the venue's network make this line item
            unnecessary. The venue has a connection of 100mbps download
            & 25mbps upload, with backup capacity of equivalent
            bandwidth.</li>
          <li>Increasing equipment rental from $3,000 to $4,000, to
            provide more of a buffer.</li>
          <li>Rounding up the three finance fees. In the approved
            budget, those numbers were calculated by formula based on
            the relevant revenues or expenditures. I rounded up these
            numbers to ensure compliance with EOB policy.</li>
        </ul>
        <p><br>
          Given these revisions, the net profit from the conference is
          anticipated to be $8,200, $3,000 higher than I previously
          budgeted. I would appreciate the Board's insights into whether
          to decrease the registration fees in light of this. As more of
          a numbers person, I somewhat prefer to leave the fee as-is.
          However, I'm not sure whether the Board has viewed the
          conference as a small revenue source to support other
          Evergreen activities. The registration fee could probably
          safely be lowered to $200 and $250 for early and regular
          registration. Keeping the registration fee as-is, however,
          would help if other sponsorship or exhibits revenue do not
          come in as anticipated.<br>
        </p>
        <p>I'll be traveling today (Friday), but please feel free to ask
          me questions. I can be reached via mobile at <a href="tel:971-270-0527" value="+19712700527" target="_blank">971-270-0527</a>.<br>
        </p>
        <p>Cheers!<br>
          Buzzy Nielsen<br>
        </p>
        <div><br>
          ************************************<br>
          Library Director<br>
          Hood River County Library District<br>
          502 State Street<br>
          Hood River, Oregon 97031<br>
          <a href="tel:541-387-7062" value="+15413877062" target="_blank">541-387-7062</a><br>
          <a href="http://hoodriverlibrary.org" target="_blank">http://hoodriverlibrary.org</a><br>
          <br>
        </div>
        <br>
      </div>
      <br>
      <fieldset></fieldset>
      <br>
      </div></div><pre>_______________________________________________
eg-oversight-board mailing list
<a href="javascript:_e(%7B%7D,'cvml','eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org');" target="_blank">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a>
</pre>
    </blockquote>
    <br>
  </div>

<br>_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="javascript:_e(%7B%7D,'cvml','eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org');" target="_blank">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
<br></blockquote></div><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div><div dir="ltr"><font size="1">Grace Dunbar, Vice President<br>
Equinox Software, Inc.  -  The Open Source Experts<br><a href="javascript:_e(%7B%7D,'cvml','gdunbar@esilibrary.com');" target="_blank">gdunbar@esilibrary.com</a></font>
<font size="1">  <br>
1-877-OPEN-ILS    <a href="http://www.esilibrary.com" target="_blank">www.esilibrary.com</a></font>
<font size="1">  </font><br></div></div>
</div></div></div>
</blockquote>