<div dir="ltr">What is the general procedure for this?  Are reimbursement claims generally submitted to the treasurer?  Are they discussed during EOB meetings?  What are some examples of this from the past?</div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Jun 9, 2015 at 11:51 AM, Chris Sharp <span dir="ltr"><<a href="mailto:csharp@georgialibraries.org" target="_blank">csharp@georgialibraries.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">FYI, in case this is relevant to anyone on our end...<br>
<div><div class="h5"><br>
----- Forwarded Message -----<br>
> From: "Bradley M. Kuhn" <<a href="mailto:accounting@sfconservancy.org">accounting@sfconservancy.org</a>><br>
> To: <a href="mailto:project-reps@sfconservancy.org">project-reps@sfconservancy.org</a><br>
> Cc: <a href="mailto:member-discuss@sfconservancy.org">member-discuss@sfconservancy.org</a><br>
> Sent: Tuesday, June 9, 2015 11:38:58 AM<br>
> Subject: *LAST* chance for reimbursement requests before 2015-03-01<br>
><br>
> Conservancy Project Leadership Committees,<br>
><br>
> I must point out to all of you that 90 days from 2015-03-01 was about 10<br>
> days ago, on Saturday 30 May 2015.  Per the travel policy, that means<br>
> that we need Board of Directors approval for any expenses or travel<br>
> reimbursement requests that you submit for travel/expenses that occurred<br>
> before 2015-03-01.<br>
><br>
> Meanwhile, if you or your project volunteers have such expenses, it's<br>
> imperative that such expenses be submitted to<br>
> <<a href="mailto:accounting@sfconservancy.org">accounting@sfconservancy.org</a>> by Friday 12 June 2015.  They will still<br>
> need Board approval if travel/expenses occurred before 2015-03-01;<br>
> however, for any expense reports received after the 2015-06-12 deadline,<br>
> I will recommend that the Board of Directors *not* approve those<br>
> expenses.<br>
><br>
> The reason is that we're about to close out Conservancy's FY 2014 (which<br>
> ended on 2015-02-28) and we will not be able to modify the books for<br>
> dates before 2015-03-01 after we close them.<br>
><br>
><br>
> Generally speaking, there were a few serious problems with delayed<br>
> reimbursement requests in FY 2014.  The 90 day rule is an essential part<br>
> of our accounting process, and generally speaking, we may need to become<br>
> more strict about refusing to pay late reimbursement requests if<br>
> travelers continue to consistently wait more than 90 days to submit<br>
> reimbursement requests.<br>
><br>
> BTW, if you have a reimbursement request submitted between 2015-05-25<br>
> and today, it's still being processed at this time, and thank you for<br>
> all who submitted them recently.<br>
> --<br>
> Bradley M. Kuhn<br>
> President & Distinguished Technologist of Software Freedom Conservancy<br>
>  |------> & also, de-facto Bookkeeper since we can't afford to hire one.<br>
> Pls donate so we can increase staff: <a href="https://sfconservancy.org/supporter/" target="_blank">https://sfconservancy.org/supporter/</a><br>
><br>
<br>
</div></div>--<br>
Chris Sharp<br>
PINES System Administrator<br>
Georgia Public Library Service<br>
1800 Century Place, Suite 150<br>
Atlanta, Georgia 30345<br>
<a href="tel:%28404%29%20235-7147" value="+14042357147">(404) 235-7147</a><br>
<a href="mailto:csharp@georgialibraries.org">csharp@georgialibraries.org</a><br>
<a href="http://pines.georgialibraries.org/" target="_blank">http://pines.georgialibraries.org/</a><br>
_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
</blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature">Ruth Frasur<br><br><br></div>
</div>