<div dir="ltr"><div>I vote YES to accepting the revised budget.<br><br></div>Amy<br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Wed, Mar 9, 2016 at 12:48 PM, Andrea Buntz Neiman <span dir="ltr"><<a href="mailto:aneiman@kent.lib.md.us" target="_blank">aneiman@kent.lib.md.us</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Yes<br>
<span class=""><br>
<br>
----- Original Message -----<br>
From: Tim Spindler <<a href="mailto:tjspindler@gmail.com">tjspindler@gmail.com</a>><br>
To: Grace Dunbar <<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a>><br>
Cc: Oversight Board <<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a>><br>
</span><span class="">Sent: Wed, 09 Mar 2016 11:57:27 -0500 (EST)<br>
Subject: Re: [Eg-oversight-board] 2016 Evergreen Conference Budget<br>
<br>
</span><div><div class="h5">I vote yes.<br>
<br>
Tim<br>
<br>
On Wed, Mar 9, 2016 at 11:52 AM, Grace Dunbar <<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a>><br>
wrote:<br>
<br>
> I vote yes to accepting the revised budget.<br>
> -grace<br>
><br>
> On Wed, Mar 9, 2016 at 11:29 AM, Chauncey Montgomery <<a href="mailto:chauncey@yourcl.org">chauncey@yourcl.org</a>><br>
> wrote:<br>
><br>
>> Second.<br>
>> CM<br>
>><br>
>> On 03/09/2016 11:14 AM, Grace Dunbar wrote:<br>
>><br>
>>> Hi all,<br>
>>> Attached is the latest revised budget for the 2016 conference.  Sorry to<br>
>>> put the brakes on the last vote.<br>
>>> I move we accept the revision attached and call for an email vote once<br>
>>> the motion is seconded.<br>
>>> Thanks!<br>
>>> Grace<br>
>>><br>
>>> On Tue, Mar 8, 2016 at 3:59 PM, Prokrym, Tatiana H<br>
>>> <<a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a> <mailto:<a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a>>> wrote:<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Hi Grace,____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â All of the supplies are coming out of my budget.  I incorporated the<br>
>>>  Â  Â supplies into my existing NC Cardinal line items as they are really<br>
>>>  Â  Â extensions of what I already pay for; I just added a little bit more<br>
>>>  Â  Â to my encumbrances for the conference.  So there would be no line<br>
>>>  Â  Â item for posters, program brochures, name tags, badges, etc.<br>
>>>  Â  Â Because we have to use our Corrections Dept, this was the only way<br>
>>>  Â  Â to really handle supplies for us.  If needed, I can print out my<br>
>>>  Â  Â supply budget as an fyi to the committee. ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â So in terms of line items we really only have the ones that were in<br>
>>>  Â  Â the March 3 budget.  See below.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Catering (from the Sheraton Hotel) (all inclusive: breaks,<br>
>>>  Â  Â breakfast, reception)____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Band____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Audio-visual equipment (includes wireless fees; from the<br>
>>> Sheraton)____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Attrition____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â EventBrite fees____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Software Conservancy fees____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â The keynote speaker waived his speaker fee.  And in terms of A/V, I<br>
>>>  Â  Â have a breakdown by room that the Sheraton is currently reviewing.<br>
>>>  Â  Â They stated that the A/V bill would be one lump sum.  I can check<br>
>>>  Â  Â again if needed.  I think this basically boils down to 3 major<br>
>>>  Â  Â bills, food, band and a/v.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Thanks!____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Tanya____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â *From:*Grace Dunbar [mailto:<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a><br>
>>>  Â  Â <mailto:<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a>>]<br>
>>>  Â  Â *Sent:* Tuesday, March 08, 2016 2:22 PM<br>
>>>  Â  Â *To:* Prokrym, Tatiana H <<a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a><br>
>>>  Â  Â <mailto:<a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a>>><br>
>>>  Â  Â *Cc:* <a href="mailto:csharp@georgialibraries.org">csharp@georgialibraries.org</a><br>
>>>  Â  Â <mailto:<a href="mailto:csharp@georgialibraries.org">csharp@georgialibraries.org</a>>; Chauncey Montgomery<br>
>>>  Â  Â <<a href="mailto:chauncey@yourcl.org">chauncey@yourcl.org</a> <mailto:<a href="mailto:chauncey@yourcl.org">chauncey@yourcl.org</a>>>;<br>
>>>  Â  Â <a href="mailto:tony@sfconservancy.org">tony@sfconservancy.org</a> <mailto:<a href="mailto:tony@sfconservancy.org">tony@sfconservancy.org</a>>;<br>
>>>  Â  Â <a href="mailto:evergreen-2016@sfconservancy.org">evergreen-2016@sfconservancy.org</a><br>
>>>  Â  Â <mailto:<a href="mailto:evergreen-2016@sfconservancy.org">evergreen-2016@sfconservancy.org</a>><br>
>>>  Â  Â *Subject:* Re: 2016 Evergreen Conference Budget____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Hi Tanya,____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Since the EOB is going to try to do an email vote approval of this<br>
>>>  Â  Â so Bradley can start paying the bills I'd like to make sure we have<br>
>>>  Â  Â every payable on here so we don't have to waste your time doing this<br>
>>>  Â  Â again.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Are there any other costs you can think of that you need a line item<br>
>>>  Â  Â for?____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â I'm thinking you might need one for the badge holders.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â What about signage printing?____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Ribbons?____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Maybe just a line item for "registration accessories & signage" that<br>
>>>  Â  Â will cover all of the above?  $750?____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Thanks in advance!____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Grace____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â On Thu, Mar 3, 2016 at 9:14 PM, Prokrym, Tatiana H<br>
>>>  Â  Â <<a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a> <mailto:<a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a>>><br>
>>> wrote:____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â Hi everyone,____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â I have attached the latest budget spreadsheet as of today, March<br>
>>>  Â  Â  Â  Â 3^rd .  The spreadsheet includes the estimated budget (first<br>
>>>  Â  Â  Â  Â tab) and the actual receivables to date (second tab).  I’ve<br>
>>>  Â  Â  Â  Â reviewed the numbers several times so I think it is accurate.<br>
>>>  Â  Â  Â  Â It looks like we have an excess amount of $2501.42 of actual<br>
>>>  Â  Â  Â  Â receivables over estimated payables.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â Points of note:____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â 1.The excess is due in part to the increase in registration<br>
>>>  Â  Â  Â  Â numbers. The pre-conference registration numbers have greatly<br>
>>>  Â  Â  Â  Â exceeded expectations. ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â 2.The number of exhibitors also exceeded expectations.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â The reduction in the estimated A/V payable amount is another<br>
>>>  Â  Â  Â  Â large change from the estimated budget.  There is more than a<br>
>>>  Â  Â  Â  Â 10% change in the A/V payables budget.  There are two reasons<br>
>>>  Â  Â  Â  Â for the lower A/V costs:____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â 1.The State Library laptops became available for use during the<br>
>>>  Â  Â  Â  Â conference.  Someone else had them reserved but we managed to<br>
>>>  Â  Â  Â  Â obtain them for the conference.  I was able to remove laptop<br>
>>>  Â  Â  Â  Â rental. This action resulted in a significant reduction of costs<br>
>>>  Â  Â  Â  Â - laptop rental ($200 per laptop per 4 days per 3 rooms). ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â 2.Originally, I added sales tax to the AV estimated costs, and<br>
>>>  Â  Â  Â  Â then added the Sheraton’s service multiplier on top of those<br>
>>>  Â  Â  Â  Â costs.  This resulted in double-taxation.  The reduction in cost<br>
>>>  Â  Â  Â  Â by removing the 6.5% tax rate I applied wasn’t that much but it<br>
>>>  Â  Â  Â  Â did reduce the overall cost a little bit.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â In addition, Nicole and Susan have created a catering budget<br>
>>>  Â  Â  Â  Â which I can easily send to you. Nicole and Susan have selected<br>
>>>  Â  Â  Â  Â the menu if you would like to see what they have planned.  Their<br>
>>>  Â  Â  Â  Â budget is just barely over the $35,000.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â Also Greg Sloan, the Sheraton AV Manager, is currently reviewing<br>
>>>  Â  Â  Â  Â the rest of the AV estimated costs.  He thinks he can save us<br>
>>>  Â  Â  Â  Â more money.  Greg will be emailing us recommendations and I will<br>
>>>  Â  Â  Â  Â pass them on.  He also stated that he would send a better<br>
>>>  Â  Â  Â  Â quotation on a/v recording. The BC Cooperative sponsored one day<br>
>>>  Â  Â  Â  Â of A/V recording.  That might be a place to put some of the<br>
>>>  Â  Â  Â  Â excess dollars.  I don’t know the protocol for this.____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â Happy reading!____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â Tanya____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ________________________­­­______­­­__________________<br>
>>>  Â  Â  Â  Â Tanya Prokrym - NC Cardinal Program Director____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â North Carolina Department of Natural and Cultural Resources<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â 919 807 7424 <tel:919%20807%207424>  office____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â 919 733 8748 <tel:919%20733%208748>  fax____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â <a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a> <mailto:<a href="mailto:tanya.prokrym@ncdcr.gov">tanya.prokrym@ncdcr.gov</a>>____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â State Library of North Carolina<br>
>>>  Â  Â  Â  Â 4640 Mail Service Center<br>
>>>  Â  Â  Â  Â Raleigh, NC 27699-4640____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â NC compares 2 nccardinal____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â /Email correspondence to and from this address is subject to<br>
>>>  Â  Â  Â  Â the/____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â /North Carolina Public Records Law and may be disclosed to third<br>
>>>  Â  Â  Â  Â parties./____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>>  Â  Â ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â __ __<br>
>>><br>
>>>  Â  Â -- ____<br>
>>><br>
>>>  Â  Â Grace Dunbar, Vice President<br>
>>>  Â  Â Equinox - Open Your Library<br>
>>>  Â  Â <a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a> <mailto:<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a>><br>
>>>  Â  Â 1-877-OPEN-ILS  | <a href="http://www.esilibrary.com" rel="noreferrer" target="_blank">www.esilibrary.com</a> <<a href="http://www.esilibrary.com" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.esilibrary.com</a>>____<br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>><br>
>>> --<br>
>>> Grace Dunbar, Vice President<br>
>>> Equinox - Open Your Library<br>
>>> <a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a> <mailto:<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a>><br>
>>> 1-877-OPEN-ILS  | <a href="http://www.esilibrary.com" rel="noreferrer" target="_blank">www.esilibrary.com</a> <<a href="http://www.esilibrary.com" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.esilibrary.com</a>><br>
>>><br>
>>><br>
>>> _______________________________________________<br>
>>> eg-oversight-board mailing list<br>
>>> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
>>> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
>>><br>
>>> _______________________________________________<br>
>> eg-oversight-board mailing list<br>
>> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
>> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
>><br>
><br>
><br>
><br>
> --<br>
</div></div><span class="">> Grace Dunbar, Vice President<br>
> Equinox - Open Your Library<br>
> <a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a><br>
> 1-877-OPEN-ILS  |  <a href="http://www.esilibrary.com" rel="noreferrer" target="_blank">www.esilibrary.com</a><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> eg-oversight-board mailing list<br>
> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
><br>
><br>
<br>
<br>
--<br>
Tim Spindler<br>
<a href="mailto:tjspindler@gmail.com">tjspindler@gmail.com</a><br>
<br>
</span>*P**  Â Go Green - **Save a tree! Please don't print this e-mail unless it's<br>
really necessary.*<br>
<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>
--<br>
Andrea Buntz Neiman, MLS<br>
Librarian II, Public Services<br>
Kent County Public Library<br>
408 High Street<br>
Chestertown MD 21620<br>
<a href="tel:410-778-3636%20x2115" value="+14107783636">410-778-3636 x2115</a><br>
<a href="http://www.kentcountylibrary.org" rel="noreferrer" target="_blank">www.kentcountylibrary.org</a><br>
</font></span><div class="HOEnZb"><div class="h5">_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><br>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div><div><div><div><div>+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+<br></div>Amy Terlaga<br></div>Director of Member Services<br></div>Bibliomation, Inc.<br></div>24 Wooster Avenue<br></div>Waterbury, CT  06708<br></div><div>(203)577-4070 x101<br></div><a href="mailto:terlaga@biblio.org" target="_blank">terlaga@biblio.org</a><br></div></div></div></div></div></div>
</div>