<div dir="ltr"><div><div><div>Andrea,<br><br></div>Thank you for thinking of me here.  I'm actually planning to end my term on the EOB next month as scheduled.  Aside from the problem of finding four candidates, I don't see it as a problem to leave things as they are.<br><br></div>Just my two cents.<br><br></div>Chris<br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Wed, Mar 23, 2016 at 2:23 PM, Andrea Buntz Neiman <span dir="ltr"><<a href="mailto:aneiman@kent.lib.md.us" target="_blank">aneiman@kent.lib.md.us</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
  
    
  
  <div bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    Remarks inline.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite">
      <div>I'd like to suggest something a little more structured, such
        as:</div>
      <div>Election processes should begin 6 weeks prior to the annual
        conference or April 1st, whichever comes first.  </div>
      <div>Nominations and voter registration shall be managed in weeks
        1-3.</div>
      <div>Week 4 shall be set aside for voting and Weeks five and six
        shall be for new member notification and officer elections.</div>
      <div>Newly elected officers will take office at the end of the
        Evergreen Conference for that calendar year. If no Evergreen
        Conference is held during a calendar year, office terms will
        begin and end at midnight EDT on April 30.</div>
    </blockquote>
    <br>
    I'm fine with this general outline, though given the occasional
    cat-herding-like-ness of the group it may be better to have a full
    month for nominations & voter registration.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite">
      <div>Does anyone have any thoughts positive or negative on
        election of officers prior to the conference?  If no objections,
        do you have thoughts on how we should structure voting for the
        chair, vice-chair, secretary, and representative?  I would
        assume we would nominate and vote on each position separately. 
        Maybe take nominations for Chair Monday am, vote Monday pm -
        take nominations for Vice-Chair Tuesday am, vote Tuesday pm, and
        so on?  That would allow someone who ran for a position to run
        for another position if they weren't elected to the first.  Or
        we could do all nominations and then handle it via <a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Single_transferable_vote" target="_blank">STV</a>,
        RCV, or Approval voting.  Thoughts?</div>
    </blockquote>
    <br>
    I'm in favor of electing officers on this day-by-day basis.  Like
    Ruth pointed out, since this is outside of the scheduled EOB meeting
    the days/times/process of nominations and voting should be very
    explicit.<br>
    <br>
    In the past we've always voted for officers openly, this would be my
    preference going forward (as opposed to secret ballot) though of
    course I'm rotating off, so I'll defer more to those Board Members
    who are continuing.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite">
      <div>
        <div>I would also like to toss out a few ideas that I'd like to
          hear feedback on.</div>
        <div><br>
        </div>
        <div>How do you all feel about a proposal that members newly
          elected to the EOB (e.g. in their first ever EOB term) may not
          be nominated to core roles of Chair, Vice-chair, Secretary, or
          Conservancy Representative?  They can, however, be nominated
          to serve as committee chairs. <br>
        </div>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
    +1 to this.  Worth spending a year figuring things out.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite">
      <div>
        <div>Also, the Board has been called upon to appoint several new
          members when elected members have resigned.  Personally, I
          find the Board appointment process to be an issue as it has
          the potential to change the dynamic of our elected board. 
          Would there be any interest in proposing a change to the rules
          of governance to require special elections when a Board member
          leaves with more than 6 months left in their term?</div>
      </div>
      <div><br>
      </div>
      <div>This would require some additional language around the
        structure and terms of special elections, but I wanted to see if
        the idea was compelling before writing further language.</div>
    </blockquote>
    <br>
    +1 to this as well.  We've been fortunate to have willing & able
    members step up to fill vacancies but in the interest of
    representation I agree that calling for special elections is better
    for vacancies of 6+ months.<br>
    <br>
    <blockquote type="cite">
      <div>Lastly, I do think we need to add some language to the Rules
        of Governance about how to manage the occasional executive
        session.</div>
    </blockquote>
    <br>
    Yes, definitely.  I recommend that this language include the
    following:  the general reason for going into executive session (to
    discuss an issue with counsel, to discuss an issue of a sensitive
    nature, to discuss a Board Member's Code of Conduct violation, etc.)
    , the names of Board Members who voted in approval of having an
    executive session, and the date/time of the session.  I think it's
    also worth stressing that in the name of openness, Executive Session
    will only be used in rare and extenuating circumstances.<br>
    <br>
    <br>
    There's one additional elections-related issue:  The cohorts have
    become wonky.  <br>
    <br>
    Chris was appointed to fill Shauna's vacancy, and she would have
    been rotating off this year with Yamil, Chauncey, and myself as the
    last 4-person cohort (3/2014 is when the Board voted to reduce to 9
    members and our cohort was elected in 2013).<br>
    <br>
    However, there was discussion here <br>
<a href="http://evergreen-ils.org/meetings/evergreen/2015/evergreen.2015-01-15-14.01.log.html#l-81" target="_blank">http://evergreen-ils.org/meetings/evergreen/2015/evergreen.2015-01-15-14.01.log.html#l-81</a><br>
    about grouping Chris in the cohort with Grace and Ben (rotating off
    in 2017) but I'm not finding where/if that was officially voted on.<br>
    <br>
    Amy was appointed for the rest of Ben's term here <br>
<a href="http://evergreen-ils.org/meetings/evergreen/2016/evergreen.2016-01-21-14.00.log.html#l-372" target="_blank">http://evergreen-ils.org/meetings/evergreen/2016/evergreen.2016-01-21-14.00.log.html#l-372</a><br>
    <br>
    But governance page has Amy listed as rotating off in 2016 as well,
    which must be an error; furthermore, within the EOB Rules of
    Governance, Ben is still listed instead of Amy.<br>
    <br>
    Election communications have gone out with the language of "four
    board vacancies" though, so, I'm not sure how to address this -- do
    we want to have a quick email vote to confirm that Chris is part of
    the Grace/Amy (Ben) cohort, and issue a correction to the community
    about open spots?  Or do we allow the cohorts to remain wonkified? 
    Or a third way?<br>
    <br>
    I realize this is a little ticky-tacky but I think since we're
    hammering out a lot of other details about elections, now would be
    the time to straighten this out too.<br>
    <br>
    <br>
    Andrea<br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <pre cols="72">Andrea Buntz Neiman, MLS
Librarian II, Public Services
Kent County Public Library
408 High Street
Chestertown, MD 21620
<a href="tel:410-778-3636%20x2115" value="+14107783636" target="_blank">410-778-3636 x2115</a>
<a href="http://www.kentcountylibrary.org" target="_blank">www.kentcountylibrary.org</a></pre>
    <div>On 3/21/2016 2:01 PM, Grace Dunbar
      wrote:<br>
    </div>
    <blockquote type="cite">
      <div dir="ltr">
        <div>
          <div>Hi,</div>
          <div>I promised to send out an email regarding EOB elections.</div>
          <div>
            <div>For starters, I want to provide a quick review of the
              voting process.</div>
            <div>We are currently accepting nominations for the Board. 
              The deadline is this Friday.</div>
            <div>Like in years past, folks have to register to vote. 
              The deadline for registration is this Friday and the link
              to the registration form is here: <a href="https://www.surveymonkey.com/r/EOB2016" rel="noreferrer" style="font-size:12.8px" target="_blank"></a><a href="https://www.surveymonkey.com/r/EOB2016" target="_blank">https://www.surveymonkey.com/r/EOB2016</a><span style="font-size:12.8px"> . </span><span style="font-size:12.8px">That list will capture the
                email addresses we need to send the link to the election
                on OpaVote.</span><br>
            </div>
            <div><br>
            </div>
            <div>This year, as it was last year, voting process is
              approval style (<a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Approval_voting" target="_blank">https://en.wikipedia.org/wiki/Approval_voting</a>). 
              You should vote for the four candidates that you feel will
              best represent the community and the project's interests.
               </div>
          </div>
          <div><br>
          </div>
          <div>Last month I sent out an email that proposed we adopt an
            election timeline that is something that has a little more
            specificity than can be used year-to-year.  Right now the
            wording is, "Each year, the Board shall promulgate
            procedures for nominating and electing new Board members."
            (2.4d) </div>
          <div><br>
          </div>
          <div>I'd like to suggest something a little more structured,
            such as:</div>
          <div>Election processes should begin 6 weeks prior to the
            annual conference or April 1st, whichever comes first.  </div>
          <div>Nominations and voter registration shall be managed in
            weeks 1-3.</div>
          <div>Week 4 shall be set aside for voting and Weeks five and
            six shall be for new member notification and officer
            elections.</div>
          <div>Newly elected officers will take office at the end of the
            Evergreen Conference for that calendar year. If no Evergreen
            Conference is held during a calendar year, office terms will
            begin and end at midnight EDT on April 30.</div>
          <div><br>
          </div>
          <div>Does anyone have any thoughts positive or negative on
            election of officers prior to the conference?  If no
            objections, do you have thoughts on how we should structure
            voting for the chair, vice-chair, secretary, and
            representative?  I would assume we would nominate and vote
            on each position separately.  Maybe take nominations for
            Chair Monday am, vote Monday pm - take nominations for
            Vice-Chair Tuesday am, vote Tuesday pm, and so on?  That
            would allow someone who ran for a position to run for
            another position if they weren't elected to the first.  Or
            we could do all nominations and then handle it via <a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Single_transferable_vote" target="_blank">STV</a>,
            RCV, or Approval voting.  Thoughts?</div>
          <div>
            <div><br>
            </div>
            <div>I would also like to toss out a few ideas that I'd like
              to hear feedback on.</div>
            <div><br>
            </div>
            <div>How do you all feel about a proposal that members newly
              elected to the EOB (e.g. in their first ever EOB term) may
              not be nominated to core roles of Chair, Vice-chair,
              Secretary, or Conservancy Representative?  They can,
              however, be nominated to serve as committee chairs. </div>
            <div><br>
            </div>
            <div>Also, the Board has been called upon to appoint several
              new members when elected members have resigned. 
              Personally, I find the Board appointment process to be an
              issue as it has the potential to change the dynamic of our
              elected board.  Would there be any interest in proposing a
              change to the rules of governance to require special
              elections when a Board member leaves with more than 6
              months left in their term?</div>
          </div>
          <div><br>
          </div>
          <div>This would require some additional language around the
            structure and terms of special elections, but I wanted to
            see if the idea was compelling before writing further
            language.</div>
          <div><br>
          </div>
          <div>Lastly, I do think we need to add some language to the
            Rules of Governance about how to manage the occasional
            executive session.</div>
          <div><br>
          </div>
          <div>I know I've tossed out a lot of ideas; I'd love to hear
            your thoughts on any and all of them.</div>
          <div><br>
          </div>
          <div>Cheers!</div>
        </div>
        <div>Grace</div>
        <div><br>
        </div>
        <div><br><span class="HOEnZb"><font color="#888888">
        </font></span></div><span class="HOEnZb"><font color="#888888">
        <div><br>
        </div>
        -- <br>
        <div>
          <div dir="ltr">
            <div dir="ltr">
              <div dir="ltr">
                <div style="text-align:center"><br>
                </div>
                <div style="text-align:left"><span style="font-size:x-small">Grace Dunbar, Vice
                    President</span></div>
                <font size="1">
                  Equinox - Open Your Library<br>
                  <a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com" target="_blank">gdunbar@esilibrary.com</a></font>
                <font size="1">  <br>
                  1-877-OPEN-ILS  |  </font><font size="1"><a href="http://www.esilibrary.com" target="_blank"></a><a href="http://www.esilibrary.com" target="_blank">www.esilibrary.com</a></font><span style="font-size:12.8px">
                </span><font size="1">  </font></div>
            </div>
          </div>
        </div>
      </font></span></div><span class="HOEnZb"><font color="#888888">
      <br>
      <fieldset></fieldset>
      <br>
      <pre>_______________________________________________
eg-oversight-board mailing list
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org" target="_blank">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a>
</pre>
    </font></span></blockquote>
    <br>
  </div>

<br>_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
<br></blockquote></div><br></div>