<html>
  <head>
    <meta content="text/html; charset=windows-1252"
      http-equiv="Content-Type">
  </head>
  <body text="#000000" bgcolor="#FFFFFF">
    Hi all,<br>
    <br>
    I want to provide some background from the perspective of a previous
    conference co-organizer, a former EOB member, and a former rep to
    the Conservancy.<br>
    <br>
    Having served in the role as local organizer and also as an EOB
    conference committee rep, I can say both roles have their
    challenges. I'm sure everyone working on the 2016 conference,
    including Tanya and Grace, acted in a way they thought was best for
    the conference and for the project as a whole. I don't think anyone
    acted out of self-interest or the interests of their employer.<br>
    <br>
    Looking at the specific communications, as related by Grace, I
    believe many of the actions she took and recommendations she made
    align with how we previously conducted conferences and with what I
    would have recommended if I were still serving in a role as a
    standing conference committee rep. For those who have not previously
    been involved in organizing an Evergreen conference, I want to
    provide some background on why I think these actions were
    appropriate.<br>
    <br>
    - To maintain its non-profit status, the Conservancy has
    communicated to the project that sponsorship opportunities cannot be
    changed after the sponsorship package has been released. It presents
    an issue if one potential sponsor decides to, for example, go with a
    Gold package only to find out that another vendor was able to get
    more from the Platinum package than was originally advertised. I
    participated in the kickoff calls with Tony Sebro, attorney at the
    SFC, for both the Cambridge and Hood River conferences. He made this
    issue clear from the start of conference planning. I did not
    participate in the kickoff call with Raleigh because I was no longer
    a conference committee rep, so I can't say whether this information
    was communicated for the most recent team.<br>
    <br>
    - There is some flexibility where we can create new sponsorship
    packages, similar to the birthday package Grace outlined in here
    e-mail. For example, looking back to the 2014 conference, we created
    a new sponsorship for Eventbrite so that they could waive our
    registration feeds. However, those who were on the Board at the time
    may remember that we had one issue with the Eventbrite conditions
    for that sponsorship. They wanted all of the confirmation e-mails to
    include a statement saying that Eventbrite was a sponsor for the
    conference (I don't recall the exact language). At the time, the
    Board felt uncomfortable with this request because the same
    opportunity hadn't been provided to other sponsors who had already
    committed to the conference. We resolved the issue by acknowledging
    all sponsors in the confirmation email. I believe this decision is
    one in which the Project set a precedent.  Even when it was legally
    permissible to create a new package, we didn't want to present
    opportunities for new sponsors that weren't available to the vendors
    who had already signed up to support the conference. This is a
    precedent I think the project should continue to maintain.<br>
    <br>
    - I think few non-conference-organizers realize that the sponsorship
    for a specific function, particularly when it comes to the
    reception, supports only a fraction of the cost of that function. To
    an outsider, it may seem reasonable to allow the sponsor paying for
    a function to determine what type of food or entertainment is
    provided at that function. But the project is really funding a large
    percentage of that function. I don't now what the numbers were for
    Raleigh, but, in the case of Cambridge, the sponsorship didn't even
    cover half the cost of the reception. The project needs to have the
    flexibility to contain those costs as much as they can while also
    meeting contractual food & beverage minimums and providing what
    they believe is a quality conference experience to attendees. As
    Grace said, the sponsorships are there to offset costs. They are not
    there to involve sponsors in the planning.<br>
    <br>
    - As far as giving welcome speeches at an event, I have attended
    other non-Evergreen conferences where speaking opportunities,
    perhaps during the Welcome session, were part of a sponsorship
    package. If we want to provide that opportunity, we can do so. It
    just needs to be part of a package that all vendors have an
    opportunity to support. The idea here is that we need to be fair to
    all potential exhibitors and sponsors. Changing the rules in the
    middle of the game is likely to cause frustrations among other
    sponsors who may not feel they were given an equal opportunity to do
    receive a particular benefit.<br>
    <br>
    - Overall, I would say vendor/sponsor communications is something
    that can add a lot of stress to a local planning team that is
    already working hard to put on a great conference. If there is
    anything the Board can do to alleviate that stress and remove some
    of the burden from the shoulders of the local planning team, I think
    it would be a step in the right direction. There is the expected
    stress of getting enough sponsors to keep the conference in the
    black. But there was also a lot of unexpected stress. During the two
    years I worked on conference planning, we dealt with a) a vendor
    that was reluctant to provide a sponsorship because they were
    unhappy with a new policy adopted, with community support, by the
    Board b) a vendor that wanted additional conference registrations to
    go along with their sponsorship, and, in 2015, c) a vendor that
    wanted a custom package reflecting the benefits they were most
    interested in. In the last instance, we ultimately lost the sponsor,
    but we (we being the joint local and standing conference committee,
    in consultation with the EOB chair) felt it was better not to set a
    precedent that a vendor could pick and choose which benefits they
    received from various packages. <br>
    <br>
    It may not sound like a lot of stress, but, sometimes, vendors can
    be very persistent in these requests, which sucks a lot of time from
    the conference planning process.  It really doesn't need to be the
    local planning team dealing with these issues and, in some ways, I
    think it's better if the same group handles sponsors from year to
    year. When a new team comes along, a vendor may see it as an
    opportunity to see if they can get a different answer than they
    received for previous conferences.<br>
    <br>
    As far as the role of Conservancy rep, I believe it has
    traditionally been the rep's role to inform the Conservancy of votes
    taken by the EOB that require Conservancy attention. For the
    Cambridge conference, the rep, who also happened to be EOB chair,
    checked in once in a while just to see how our relationship with the
    Conservancy was going. However, when issues arose late in the
    conference planning process, it was the local planning committee
    that handled those issues. I was the rep during the 2015 conference,
    but I also was serving on the standing conference committee, so,
    even though I was involved in many discussions with the Conservancy,
    I don't think it was done in my role as Conservancy rep. Having said
    that, I do remember the discussion at the 2015 conference, and I
    have long believed that local conference volunteers, on top of
    everything else they are doing, should not have to deal with what
    can sometimes be unpleasant communications with the Conservancy. If
    the Conservancy rep can be an intermediary to resolve those issues,
    I think that's fine. Otherwise, I don't think this role should be
    include involvement in the particulars of conference planning.
    Clarifying this role in the by-laws may be a good thing.<br>
    <br>
    I also wanted to talk a bit of the handoff that typically happens
    from conference to conference. It certainly does need improvement,
    as we have all agreed, but I don't want to leave people with the
    impression that no guidance is given to the incoming team. We have
    also gradually made improvements to the process over the past few
    years.<br>
    <br>
    - When the Vancouver conference wrapped up, Ben Hyman handed off a
    Google drive folder to Amy and me with documents, budgets, etc from
    the 2011, 2012, and 2013 conferences. He also met with us via phone
    to go through the post mortem typically done by the previous year's
    committee. Amy and I added a 2014 folder to that Google drive folder
    and handed it off to the Hood River team for 2015 and also had a
    similar phone call with Buzzy. I don't know if a similar phone call
    happened with the Raleigh team, but I do know that I shared the
    Google drive folder with Tanya early in the stages of the Raleigh
    conference planning process. Indeed, there is a lot of paperwork to
    go through in that folder, but Amy and I found it invaluable to
    consult it when we were confronted with specific questions about the
    conference.<br>
    <br>
    - I do know Tony Sebro from the Conservancy typically has a kickoff
    phone call with the local team where, among other things, he talks
    about some of the sponsorship issues outlined above.<br>
    <br>
    - After the Cambridge conference, in an effort to further improve
    the process, the Board created the Standing Conference Committee
    that would work on the conference in conjunction with the local
    team. The idea was that the local team should not reinvent the wheel
    every year.  If involved in the planning, this committee may
    recognize potential issues before they snowballed. For the 2015
    conference, the local planning team met regularly with the standing
    committee to go through conference planning activities. I think this
    helped with communication. Perhaps we need to be clearer with the
    local planning team when they come on board that these joint
    meetings should happen.<br>
    <br>
    - In 2015, in an effort to further improve the process, we developed
    the "Expectations of the Local Arrangements Committee" available at
    the bottom of
    <a class="moz-txt-link-freetext" href="http://wiki.evergreen-ils.org/doku.php?id=eg09:conference_nominations">http://wiki.evergreen-ils.org/doku.php?id=eg09:conference_nominations</a>.
    Those expectations were shared with potential hosts during the site
    selection for the 2016 conference. Previously, local teams had
    worked off sample timelines from previous planners. These
    expectations included set deadlines for when the EOB expected to
    have certain tasks completed.<br>
    <br>
    - There clearly needs to be more documentation around conference
    planning, and I'm confident that the process will get even better
    for the 2017 team.<br>
    <br>
    I also concur with a lot of what Andrea said. The Evergreen
    community is a community of users, developers, volunteers and
    vendors. I think it's important for vendors to be an integral part
    of the community, and community involvement is something I look for
    when I am seeking with vendors. It tells me that they care about the
    Evergreen project and are not just about providing a service to
    customers. If a vendor or any other Board member, whether they are
    working for a library, for a state agency, or a library consortium
    or in a volunteer capacity, behaves inappropriately, then the Board
    should deal with the inappropriate behavior. I haven't seen
    indication yet of inappropriate behavior. <br>
    <br>
    There are also a lot of gray areas in the Evergreen community on who
    is a vendor and who is not. We have some developers who have day
    jobs working for library organizations, but who also perform
    contract work in their off-hours time. Technically, MassLNC is now a
    service provider (or will be in another month) and were exhibitors
    at the last conference. However, I also consider this organization
    to be a strong representation of the Evergreen users who are
    partners in our project. We also are customers for the other vendors
    in the community. So the vendor/user/customer distinction is not
    very clear. I just want people to be careful in whatever direction
    is taken because restrictions against vendors being conference
    liaisons may impact more community members than originally intended.
    <br>
    <br>
    Overall, as unpleasant as this recent experience may have been, I'm
    confident it will lead to better planning processes for future
    conferences.<br>
    <br>
    Thanks to everyone who made it to the end of this e-mail!<br>
    <br>
    Kathy<br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <br>
    <div class="moz-cite-prefix">On 05/17/2016 01:47 PM, Grace Dunbar
      wrote:<br>
    </div>
    <blockquote
cite="mid:CAOrp-BvU+rzBStfDnH1ZpcO4_O1LZwzDKxzn3t5VqUiT-GKXOw@mail.gmail.com"
      type="cite">
      <div dir="ltr">
        <p class="MsoNormal">All,</p>
        <p class="MsoNormal">I appreciate Tanya’s thoughts on how the
          conference planning
          can be improved.  There are many
          things that do need to be improved and the EOB and conference
          committee are
          actively working on these changes. 
          However, I do take exception to the implication that there was
          a
          conflict of interest in my role as the Chair of the standing
          Conference
          Committee because I am employed by Equinox.  This hits me
          particularly hard because this is not at all how
          Tanya clarified her statements to me, in person, after the EOB
          meeting.</p>
        <p class="MsoNormal"> </p>
        <p class="MsoNormal">I take my Board responsibilities very
          seriously and I strive
          to ensure that, as a representative of the Project, regardless
          of my personal
          or professional relationship with any group or individual, I
          treat them
          equitably. </p>
        <p class="MsoNormal"> </p>
        <p class="MsoNormal">I invite the current EOB, former EOB
          members, and any
          previous Evergreen conference organizers to please weigh in
          with your opinions
          on the guidelines and statements I provided in the course of
          the 2016
          conference process.</p>
        <p class="MsoNormal"> </p>
        <p class="MsoNormal">Below I have detailed, as best as my memory
          and fast email
          scraping allows, the issues that involved other vendors and
          sponsorships for
          the conference.   Please note
          that some of the issues that are detailed below are issues
          where the Project,
          if not following the guidelines, could inadvertently get the
          SFC in trouble
          with the IRS and they could potentially lose their 501c3
          status.  Hence, the issues have implications
          outside our community.</p>
        <p class="MsoNormal"> </p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">1.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>On
          May 13, 2015 GPLS broached the idea of a PINES Birthday Party
          (separate from
          the reception).  Tanya asked me how
          this should be included in the budget and she and I agreed
          that since this was
          branded as a PINES birthday party with specific money they
          wanted to put
          towards it, GPLS should handle that separately – in other
          words, don’t put it
          in your budget if you’re not in control of how the money is
          spent.  We agreed that it sounded like a good
          “after hours” event separate from the Reception. </p>
        <p class="" style="margin-left:1in">a.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>In October, the SFC weighed in on the idea of a
          PINES birthday party when it was brought up again.  In
          essence, the SFC stated that the conference should add a
          specific sponsorship for the “Evergreen birthday party” and
          allow all sponsors
          to participate, inviting members from PINES to assist in the
          planning.  I echoed the concerns the SFC had about
          the birthday party and gave my support to the SFC’s plan.</p>
        <p class="" style="margin-left:1in">b.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>In January, the Hosts stated that GPLS would be
          sponsoring “cake, champagne, and a band” for the reception. 
          In email I asked Tanya not to make
          statements of this nature since sponsors do not get to dictate
          exactly how
          their contributions are spent. I also expressed concern over
          two issues.</p>
        <p class="" style="margin-left:1.5in"><span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">                                              
          </span>i.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     </span>The
          conference was in the red and the Hosts were committing funds
          to
          non-essentials.  For those who have
          never done a conference of this size, there is a food and
          beverage minimum of
          tens of thousands of dollars that must be satisfied in house. 
          I suggested that it was irresponsible
          to spend money on bands and cake from outside sources instead
          of satisfying the
          food and beverage minimum.</p>
        <p class="" style="margin-left:1.5in"><span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">                                             
          </span>ii.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     </span>GPLS
          wanted to support the party monetarily; however, they were
          unable to provide a
          sponsorship.  They emailed the SFC
          in February, restating the intent to provide “cake, champagne,
          and a band” for
          the “birthday party” with a plan to sell PINES t-shirts and
          have the proceeds
          go toward the “extras” at the reception. 
          Tony at the SFC and I both voiced concerns over earmarked
          donations for
          the conference that wasn’t part of the offered conference
          sponsorships. </p>
        <p class="" style="margin-left:2in">1.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>To paraphrase something we have heard from the
          SFC in the past regarding conferences, “…allowing sponsors to
          circumvent the
          project's budget would prevent the project from using
          sponsorship income to
          guard against shortfalls.”</p>
        <p class="" style="margin-left:1.5in"><span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">                                           
          </span>iii.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     </span>My
          suggestion at this point to the Hosts was to offer a special
          Birthday Party
          sponsorship to ALL sponsors.  The
          Host committee chose not to pursue that option but agreed on
          March 3 to strike
          the cake and champagne. The Host proposed that the EOB or NC
          Cardinal recognize
          the ten years of Evergreen at the Reception and invite someone
          from GPLS to say
          a few words.  I agreed with that
          approach.</p>
        <p class="" style="margin-left:2in">1.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>Note that the cake was later ordered without any
          notification to the conference committee.</p>
        <p class="" style="margin-left:1.5in"><span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">                                           
          </span>iv.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     </span>The
          Host later stated that Emerald Data, who was the actual
          sponsor of the
          Reception, would provide a “welcome speech” before introducing
          someone from
          GPLS.  I stated that it was
          inappropriate for a vendor to receive a platform of this
          nature when other
          vendors did not.  The Breakfast
          sponsors and the Hackfest sponsors did not get to speak at
          their sponsored
          events so I suggested (strongly) that NC Cardinal provide the
          welcome and
          introduction for GPLS to speak.</p>
        <p class="" style="margin-left:1in">c.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     
          </span>Emerald Data then requested to provide a “giveaway”
          at the reception.  The conference
          committee was not informed as to what the nature of this
          giveaway was and so my
          recommendation was to not provide that option.  The conference
          provides space in the exhibits area for
          giveaways and we traditionally don’t allow sponsors to use
          their sponsored
          event as advertising.  Also, the
          SFC needs the opportunity to “vet” giveaways.</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">2.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>There
          was an issue that was not well understood regarding tote bag
          inserts.</p>
        <p class="" style="margin-left:1in">a.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>I did not specifically cover tote bag inserts
          with the Hosts until February when I sent a reminder of ‘Phase
          Three things to
          do before the conference’.  
          There was confusion over a previous email that listed the SFC
          constraints on “swag” that is given out at the conference and
          swag was
          conflated with tote bag inserts. 
          The official position of the conference (both the conference
          committee
          and the SFC) is that we do not allow non-conference inserts
          into the official
          bags/packets.</p>
        <p class="" style="margin-left:1in">b.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>Unfortunately, the Hosts had already accepted
          some tote bag inserts form a local organization NC Live and
          the NC Library for
          the Blind.  To further complicate
          matters, representatives from that NC Live were being given
          complimentary
          registrations to the conference.  I
          suggested removing the inserts and making them freely
          available on a
          table.  The SFC agreed with the
          solution.  </p>
        <p class="" style="margin-left:1.5in"><span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">                                              
          </span>i.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     </span>I
          also requested that the free registrations be rescinded and
          offered to “be the
          bad guy” and explain it to the registrants.  The Host assured
          me that they would handle correcting this. </p>
        <p class="" style="margin-left:1.5in"><span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">                                             
          </span>ii.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     </span>One
          NC Live free registration was never corrected.</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">3.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>Free
          registrations</p>
        <p class="" style="margin-left:1in">a.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>There were two complimentary registrations
          provided by the Hosts to two presenters – David Singleton
          (Charlotte
          Mecklenburg) and Julie Walker (GPLS). 
          I notified the Hosts that presenters were not provided free
          registrations (with the exception of keynote speakers) and
          asked the Host to
          correct it or to allow me to correct it. </p>
        <p class="" style="margin-left:1.5in"><span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">                                              
          </span>i.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     </span>The
          Host indicated in email that it was corrected, however, these
          were never corrected and these registrants did not pay
          registration fees.</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">4.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>Emerald
          Data “wrote in” a sponsorship for $500 for Tote Bags on their
          Sponsorship
          form.  This wasn’t a sponsorship
          that was offered on the official form that went to all the
          potential sponsors
          and it wasn’t on the Conference web site. Tanya stated that
          Emerald received an
          outdated form with a Tote Bag sponsorship on it, however, tote
          bags were never
          discussed as an official sponsorship. </p>
        <p class="" style="margin-left:1in">a.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>I asked Tanya to remove that sponsorship because
          we don’t offer special sponsorships outside the official list
          lest we (the
          Project or the Host) be accused of vendor bias. </p>
        <p class="" style="margin-left:1in">b.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>Tony Sebro, the SFC counsel also advocated for
          this course of action.</p>
        <p class="" style="margin-left:1in">c.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">     
          </span>The sponsorship was removed.</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">5.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>Due
          to issues with inclusion of “extras” in a budget that was in
          the red, I sent a
          request on February 24 to the Hosts to strike the Band from
          the budget until
          such time as we could prove enough profit to pay for the extra
          expense.   The Hosts responded, “ Right
          now the Band expense is in the budget and I’m confident that
          we will be able to
          meet all expenses.  Since we are using the Conservancy to pay
          bills, I
          would assume that the Conservancy will pay the band bill out
          of the Band
          lineitem.   I thought that general sponsorships paid for items
          like
          this.”</p>
        <p class="">My response stated, “The funds that are
          brought in to cover the costs of the conference are not to be
          spent at the
          discretion of the local conference committee.  Those funds
          belong to the
          SFC who directs them to our project.  Our project expenditures
          are
          directed by the EOB, not the local conference committee.  We
          allow the
          local committees a lot of leeway in conference planning since
          they know their
          area and the venue best.  However, the final decision on any
          budgetary
          matters rests with the EOB and SFC, not the local committee. 
          As of now,
          with the budget still in the red and the matter of how certain
          sponsorships are
          being handled, please put the entertainment on hold until we
          can resolve this
          matter.”</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">6.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>Tanya
          stated in her clarification, “This conflict created a need for
          another contact
          point very late in the planning process.”</p>
        <p class="" style="margin-left:1in">a.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>On February 17, I was notified by the Board
          Secretary, Chris Sharp, that Tanya had been going to him
          privately to resolve
          issues for the conference and to deal with the SFC, excluding
          the conference
          committee altogether. </p>
        <p class="" style="margin-left:1in">b.<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">    
          </span>If the issues discussed between Tanya, Chris,
          and the SFC included the PINES sponsorship issues or anything
          regarding the
          Emerald Data sponsorships, I would point out that there is a
          potential conflict
          of interest in that involvement since GPLS is Chris’ employer
          and Emerald Data is
          their vendor.</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">7.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>Lastly,
          it is clear that the EOB needs to be more transparent about
          issues surrounding
          past conferences.  This is not the
          first year that a conference committee has been asked by
          Emerald Data to make
          concessions or provide changes to sponsorships.  The reason my
          responses were so firm on these issues was
          because of past problems with this vendor at the Vancouver
          conference, the
          Cambridge conference, and the Hood River conference.  The EOB
          has not discussed these issues openly in order to
          preserve community harmony; however, it seems it’s past time
          to bring more
          transparency to the process. </p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">8.)<span
            style="font-stretch:normal;font-size:7pt;font-family:'Times
            New Roman'">  </span>The
          conference ultimately had a slim margin of profit, roughly
          $1,023.00.  In my role as conference committee
          chair, I felt that I did my best to uphold the conference
          values and structure
          in accordance with past precedent, Project guidelines, and the
          SFC rules.  The conference money is Project money
          and utmost care should be taken by the Hosts to ensure each
          conference is
          adding, rather than subtracting from the Evergreen Project’s
          coffers.  Should, heaven forbid, we end up in
          some kind of a legal battle over the Evergreen name or
          Trademark, we would need
          every dime the Project has and then some.  </p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">       I hope this
          clarifies any vendor/sponsor related issues that I managed as
          the chair of the conference committee. I am, of course,
          available for questions and clarifications.</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">    Sincerely,</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">    Grace</p>
        <p class="" style="text-indent: -0.25in;">I</p>
        <p class="MsoNormal" style="margin-left:0.5in"> </p>
      </div>
      <div class="gmail_extra"><br>
        <div class="gmail_quote">On Tue, May 17, 2016 at 11:26 AM, Ruth
          Frasur <span dir="ltr"><<a moz-do-not-send="true"
              href="mailto:director@hagerstownlibrary.org"
              target="_blank">director@hagerstownlibrary.org</a>></span>
          wrote:<br>
          <blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0
            .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
            <div dir="ltr">Tanya Prokrym has sent this Statement of
              Clarification regarding comments made during the Evergreen
              Oversight Board meeting at the 2016 Evergreen
              International Conference in Raleigh, N.C.  This statement
              will be discussed during the next EOB meeting in the
              #evergreen channel of IRC on Thursday, May 19 at 2:00 p.m.<span
                class=""><br clear="all">
                <div><br>
                </div>
                -- <br>
                <div>
                  <div dir="ltr">
                    <div>
                      <div dir="ltr">
                        <div>
                          <div dir="ltr">
                            <div>
                              <div dir="ltr">
                                <div>
                                  <div dir="ltr"><span
                                      style="font-size:12.8000001907349px">Ruth
                                      Frasur</span><br
                                      style="font-size:12.8000001907349px">
                                    <span
                                      style="font-size:12.8000001907349px">Director
                                      of the Historic(ally Awesome)
                                      Hagerstown - Jefferson Township
                                      Library</span><br
                                      style="font-size:12.8000001907349px">
                                    <span
                                      style="font-size:12.8000001907349px">10
                                      W. College Street in Hagerstown,
                                      Indiana (47346)</span><br
                                      style="font-size:12.8000001907349px">
                                    <span
                                      style="font-size:12.8000001907349px">p
                                      <a moz-do-not-send="true"
                                        href="tel:%28765%29%20489-5632"
                                        value="+17654895632"
                                        target="_blank">(765) 489-5632</a>;
                                      f <a moz-do-not-send="true"
                                        href="tel:%28765%29%20489-5808"
                                        value="+17654895808"
                                        target="_blank">(765) 489-5808</a></span><br
style="font-size:12.8000001907349px">
                                    <br
                                      style="font-size:12.8000001907349px">
                                    <b><a moz-do-not-send="true"
                                        href="http://hagerstownlibrary.org"
                                        target="_blank">Our Kickin'
                                        Website</a>,  <a
                                        moz-do-not-send="true"
                                        href="http://facebook.com/hjtplibrary"
                                        target="_blank">Our Rockin'
                                        Facebook Page</a>,  and <a
                                        moz-do-not-send="true"
                                        href="http://nettlecreekplayers.com"
                                        target="_blank">The Nettle Creek
                                        Players</a></b><br>
                                  </div>
                                </div>
                              </div>
                            </div>
                          </div>
                        </div>
                      </div>
                    </div>
                  </div>
                </div>
              </span></div>
            <br>
            _______________________________________________<br>
            eg-oversight-board mailing list<br>
            <a moz-do-not-send="true"
              href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
            <a moz-do-not-send="true"
href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board"
              rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
            <br>
          </blockquote>
        </div>
        <br>
        <br clear="all">
        <div><br>
        </div>
        -- <br>
        <div class="gmail_signature">
          <div dir="ltr">
            <div>
              <div dir="ltr">
                <div>
                  <div dir="ltr">
                    <div dir="ltr">
                      <div dir="ltr">
                        <div style="text-align:left"><span
                            style="font-size:x-small">Grace Dunbar, Vice
                            President</span></div>
                        <font size="1">
                          Equinox - Open Your Library<br>
                          <a moz-do-not-send="true"
                            href="mailto:gdunbar@esilibrary.com"
                            target="_blank">gdunbar@esilibrary.com</a></font>
                        <font size="1">  <br>
                          1-877-OPEN-ILS  |  </font><font size="1"><a
                            moz-do-not-send="true"
                            href="http://www.esilibrary.com"
                            target="_blank"><a class="moz-txt-link-abbreviated" href="http://www.esilibrary.com">www.esilibrary.com</a></a></font><span
                          style="font-size:12.8px">
                        </span><font size="1"> </font></div>
                      <div dir="ltr"><font size="1"> </font></div>
                    </div>
                  </div>
                </div>
              </div>
            </div>
          </div>
        </div>
      </div>
      <br>
      <fieldset class="mimeAttachmentHeader"></fieldset>
      <br>
      <pre wrap="">_______________________________________________
eg-oversight-board mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a>
</pre>
    </blockquote>
    <br>
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 
Kathy Lussier
Project Coordinator
Massachusetts Library Network Cooperative
(508) 343-0128
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:klussier@masslnc.org">klussier@masslnc.org</a>
Twitter: <a class="moz-txt-link-freetext" href="http://www.twitter.com/kmlussier">http://www.twitter.com/kmlussier</a></pre>
  </body>
</html>