<p dir="ltr"></p>
<p dir="ltr">sent from my phone, apologies for brevity and autocorrect</p>
<div class="gmail_quote">On May 24, 2016 5:37 PM, "Mike Rylander" <<a href="mailto:mrylander@gmail.com">mrylander@gmail.com</a>> wrote:<br type="attribution"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Terran,<br>
<br>
Regarding calling an Executive Session: "the Chairperson, the Vice<br>
Chairperson, or any three (3) Board members may call an Executive<br>
Session of the Board."  No change to meeting and voting quorum is<br>
mentioned, so my reading is that those remain the same as for any<br>
other meeting.  Does anyone read that differently?  Should we make it<br>
explicit that, unless otherwise mentioned, all meeting rules remain<br>
the same?<br>
<br>
Participation seems clear to me: "only members of the body that is<br>
meeting and special invitees as the body or its officers determine to<br>
be necessary are allowed to attend."  Grace and Ruth, maybe "the body<br>
that is meeting" in the third paragraph should be replaced by "the<br>
EOB" to be explicit?<br>
<br>
As to explicitly prescribing specific acceptable reasons for calling<br>
an Executive Session, I worry that would have a chilling effect on the<br>
ability of the Board to address potentially sensitive issues.  That, I<br>
think, is something we don't want to invite.  The point of creating a<br>
framework for these rare cases is to remove the chilling effect of<br>
publicly discussing sensitive topics, and I don't think we should<br>
replace one with another.<br>
<br>
Public announcement is an interesting question.  An Executive Session<br>
is often, by its nature, a "time is of the essence" issue, so I don't<br>
think a public announcement before hand should be required, or even<br>
desirable in some cases.<br>
<br>
I am on the fence as to whether publicly reporting the existence of<br>
such a session after the fact should be required, since the relevant<br>
individuals, present and future Board members, will have access to the<br>
institutional memory and content of the event.  Also, the timing of an<br>
Executive Session may well imply its content -- out of band<br>
information leakage, to put it in technical parlance -- so maybe<br>
reporting the occurrence of such a session should be something that is<br>
addressed as a matter of course during the session, with the default<br>
being "no disclosure."  I'm open to any opinions here, but I see it as<br>
a mild chilling risk to important action the Board may want to take to<br>
protect the Project.<br>
<br>
Perhaps it would be worthwhile to evaluate some non-normative examples<br>
of reasons for a session in this discussion, so that everyone is on<br>
the same page.  Terran, do you have any you would like to bring up<br>
specifically?<br>
<br>
Thanks,<br>
<br>
--<br>
Mike Rylander<br>
 | President<br>
 | Equinox Software, Inc. / Open Your Library<br>
 | phone:  1-877-OPEN-ILS (673-6457)<br>
 | email:  <a href="mailto:miker@esilibrary.com">miker@esilibrary.com</a><br>
 | web:  <a href="http://www.esilibrary.com" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.esilibrary.com</a><br>
<br>
<br>
On Tue, May 24, 2016 at 4:56 PM, Terran McCanna<br>
<<a href="mailto:tmccanna@georgialibraries.org">tmccanna@georgialibraries.org</a>> wrote:<br>
> Grace and Ruth,<br>
><br>
> Thank you for the hard work that's been put in already.<br>
><br>
> I've been mulling it over since yesterday, and I think overall it reads very<br>
> well, but that it should be more explicit about what types of situations<br>
> would constitute the need for an Executive Session or for a private email<br>
> list conversation to ensure that they are only used if absolutely necessary.<br>
> The current language is somewhat vague and words like 'sensitive' and<br>
> 'prudent' can be subjective.<br>
><br>
> I know that none of us want to give anyone a reason to think that the EOB is<br>
> making decisions behind closed doors, or even worse, for a private meeting<br>
> to actually end up causing accusations of  unfairness / abuse of power /<br>
> conflict of interest / etc. that may have been avoided had the meeting been<br>
> open in the first place.<br>
><br>
> Perhaps incorporating a few example scenarios of situations that would call<br>
> for an Executive Session would be useful to help clarify the need, both for<br>
> the community members, and for those of us who may be on the fence as to<br>
> whether a problem should be discussed openly or privately.<br>
><br>
> I think it would also be useful if it were clearer about the scheduling and<br>
> participation of an Executive Session... Do these meetings follow the same<br>
> quorum rules as the public meetings? Do the meetings get posted when<br>
> scheduled so that the community knows that they are happening? Do they have<br>
> to be scheduled with a certain amount of lead time to allow all board<br>
> members to arrange their schedules, or can they be called at any time?<br>
><br>
> Regards,<br>
> Terran<br>
><br>
><br>
><br>
> Terran McCanna<br>
> PINES Program Manager<br>
> Georgia Public Library Service<br>
> 1800 Century Place, Suite 150<br>
> Atlanta, GA 30345<br>
> <a href="tel:404-235-7138" value="+14042357138">404-235-7138</a><br>
> <a href="mailto:tmccanna@georgialibraries.org">tmccanna@georgialibraries.org</a><br>
><br>
><br>
> On Mon, May 23, 2016 at 2:18 PM, Grace Dunbar <<a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a>><br>
> wrote:<br>
>><br>
>> Hi all,<br>
>> Ruth and I have been working on the wording of adding language to the<br>
>> Rules of Governance regarding the Executive Session.  I have not checked in<br>
>> with the SFC yet for their input as I wanted to hear from the group if they<br>
>> felt that this was on the right track.<br>
>><br>
>> Any/all thoughts are welcome.<br>
>> Cheers!<br>
>> Grace<br>
>><br>
>> --<br>
>> Grace Dunbar, Vice President<br>
>> Equinox - Open Your Library<br>
>> <a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com">gdunbar@esilibrary.com</a><br>
>> 1-877-OPEN-ILS  |  <a href="http://www.esilibrary.com" rel="noreferrer" target="_blank">www.esilibrary.com</a><br>
>><br>
>><br>
>> _______________________________________________<br>
>> eg-oversight-board mailing list<br>
>> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
>> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
>><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> eg-oversight-board mailing list<br>
> <a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
> <a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
><br>
_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><br>
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