<div dir="ltr">Wow. Just... wow. <br></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr">Terran McCanna <br>PINES Program Manager <br>Georgia Public Library Service <br>1800 Century Place, Suite 150 <br>Atlanta, GA 30345 <br>404-235-7138 <br><a href="mailto:tmccanna@georgialibraries.org" target="_blank">tmccanna@georgialibraries.org</a> <br><br></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On Tue, Aug 30, 2016 at 5:05 PM, Accounting at Software Freedom Conservancy <span dir="ltr"><<a href="mailto:accounting@sfconservancy.org" target="_blank">accounting@sfconservancy.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Amy Terlaga wrote on Thursday, 25 August:<br>
> I'm following up, as the EOB liaison to the SFC, regarding this<br>
> matter.<br>
<br>
We did deposit the check in question for the amount of $3,930.00 on<br>
2016-05-04.<br>
<br>
It's not in the ledger that you see in the repository for reasons<br>
explained below:<br>
<br>
> Is this something you can respond to at your earliest convenience?<br>
<br>
Yes, and sorry it took me four days to get back to you ... I prioritize<br>
emails to accounting@ over my own email (weird I know, but bookkeeping<br>
is the priority), so I didn't see your email until after a few days.<br>
<br>
Anyway, please note the subject line on this thread is a bit of an<br>
overstatement: just because something isn't entered into your ledger yet<br>
doesn't mean it's missing, but I understand why you thought it might be,<br>
since you probably didn't know that there's another area of the system<br>
that has unprocessed transactions that regular member projects can't<br>
see.  I apologize for that, we're in an odd situation because there<br>
usually isn't this much of a lag between when transactions appear there<br>
(e.g.,b after a bank trip and a deposit with all the checks scanned in<br>
are pending) and when we commit them to the official project's ledger.<br>
<br>
However, because of the huge volume of checks that Conservancy received<br>
during that period (due to the overwhelming number of Evergreen<br>
Conference 2016 attendees who needed to pay by check), not all of them<br>
were reviewed and committed, even though they were deposited.  That<br>
backlog was later placed in low priority, primarily so we could stay on<br>
top of more urgent things (like getting payments and invoices out) for<br>
other projects (just as we did for Evergreen regarding invoice<br>
generation, etc. when the conference was looming).<br>
<br>
That means you haven't seen a full reconciliation of the last conference<br>
budget and the current one, and for that I apologize.  If you can please<br>
keep Karen posted on deadlines about that -- as far as what you need for<br>
planning -- she'll be sure you have the data you need when you need it,<br>
but please do give as much lead time as we can.<br>
<br>
Just to be clear: I'm not currently aware of any invoices that haven't<br>
been paid from the conference at this very moment, there are many checks<br>
that have been deposited and in the state I describe above, and<br>
admittedly until the full reconciliation is done for May and June, I<br>
won't know for 100% certain if some invoice hasn't been paid.<br>
<br>
As always, we're working as quick as we can with the very limited<br>
resources we have.  As you'll see, we did finally hire someone else on<br>
staff last week,<br>
<<a href="https://sfconservancy.org/news/2016/aug/22/brett-joins/" rel="noreferrer" target="_blank">https://sfconservancy.org/<wbr>news/2016/aug/22/brett-joins/</a>><wbr>, and he's<br>
focused already on technology work to make our bookkeeping go faster.<br>
(We'd love input from member projects on that, BTW, that stuff happens<br>
over on this list:<br>
<<a href="http://lists.sfconservancy.org/mailman/listinfo/npo-accounting" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.sfconservancy.<wbr>org/mailman/listinfo/npo-<wbr>accounting</a>>)<br>
<br>
And finally, pinging me or Karen on IRC, or phoning one of us when<br>
something is urgent is ideal.  (Or follow the instructions which you<br>
should already have to get accounting@ attention more quickly by email.)<br>
<span class="HOEnZb"><font color="#888888">--<br>
Bradley M. Kuhn<br>
President & Distinguished Technologist of Software Freedom Conservancy<br>
 |------> & also, de-facto Bookkeeper since we can't afford to hire one.<br>
Pls donate so we can increase staff: <a href="https://sfconservancy.org/supporter/" rel="noreferrer" target="_blank">https://sfconservancy.org/<wbr>supporter/</a><br>
</font></span></blockquote></div><br></div>