<div dir="ltr"><div>Hi,<div>Back in the spring we all agreed that the modification of some aspects of our election processes were working well.  I'm going to detail them all here again for discussion purposes; however, I'd like to be able to codify any changes necessary for the ROG by next month's meeting and (hopefully) update the wiki with the new information.</div><div><br></div><div>Quick "how-to" facts:</div><div><div style="font-size:12.8px"><div>The eligible community has to register to vote.</div><div>We use a quick survey monkey form to capture the necessary details. Name/org/email</div><div><span style="font-size:12.8px">We need the org to verify voting rights and the email addresses to send the link to the election on OpaVote, which is our voting tool of choice for the last 2 elections.</span></div><div>Voting process is approval style (<a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Approval_voting" target="_blank">https://en.wikipedia.org/wiki<wbr>/Approval_voting</a>).  </div></div><div style="font-size:12.8px">New EOB official board rotation happens at the end of the Evergreen conference.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Current wording is here: <a href="https://evergreen-ils.org/wp-content/uploads/gov/governance.html#_composition" target="_blank">https://evergreen-ils.or<wbr>g/wp-content/uploads/gov/gover<wbr>nance.html#_composition</a></div><div style="font-size:12.8px">Specific parts to replace/modify/add:</div><div><div><span style="font-size:12.8px">2.4 d. [current wording] Each year, the Board shall <u>promulgate</u> procedures for nominating and electing new Board members. Nominations may be made by any individual who has contributed to Evergreen or who is employed by an institution that runs Evergreen.</span></div><div><span style="font-size:12.8px">2.4 d. </span><span style="font-size:12.8px">[proposed wording] </span><span style="font-size:12.8px">Each year, the Board shall <u>review</u> procedures for nominating and electing new Board members. <u>If no changes to the procedures are to be made, the Board shall follow the procedure established the previous calendar year.</u> </span><span style="font-size:12.8px">Nominations may be made by any individual who has contributed to Evergreen or who is employed by an institution that runs Evergreen.</span></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div><span style="font-size:12.8px">2.4 e. </span><span style="font-size:12.8px">[current wording] </span><span style="font-size:12.8px">Each year, the Board shall undertake the electronic collection and counting of votes for the Board election using a documented voting platform that is widely accessible to the Evergreen community.</span></div><div><span style="font-size:12.8px"><br></span></div></div><div><span style="font-size:12.8px">2.4 e. </span><span style="font-size:12.8px">[proposed wording]  </span><span style="font-size:12.8px">Each year, the Board shall undertake the electronic collection and counting of votes for the Board election using a documented voting platform that is widely accessible to the Evergreen community.<u> </u></span><span style="font-size:12.8px"><u>Election processes should begin 6 weeks prior to the annual conference or April 1st, whichever comes first.  No less than one full week shall be set aside for voting. All voting, including officer elections must be completed prior to the first day of the Evergreen Conference.</u></span></div><div style="font-size:12.8px"><u><br></u></div><div style="font-size:12.8px">Newly elected officers will take office at the end of the Evergreen Conference for that calendar year. If no Evergreen Conference is held during a calendar year, office terms will begin and end at midnight EDT on April 30.</div><div style="font-size:12.8px">Officers rotating off the Board leave office and the end of the Evergreen Conference for that calendar year or <span style="font-size:12.8px">midnight EDT on April 30 if no Evergreen Conference is held in that calendar year</span><span style="font-size:12.8px">.</span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">If there are no questions or comments on the above ^ I'd like to vote on that via email next week.</span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px">~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~<wbr>~</span></div><div style="font-size:12.8px">Outstanding questions:</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px"><div style="font-size:12.8px">How do you all feel about a proposal that members newly elected to the EOB (e.g. in their first ever EOB term) may not be nominated to core roles of Chair, Vice-chair, Secretary, or Conservancy Representative?  They can, however, be nominated to serve as committee chairs. </div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Also, the Board has been called upon to appoint several new members when elected members have resigned.  Personally, I find the Board appointment process to be an issue as it has the potential to change the dynamic of our elected board.  Would there be any interest in proposing a change to the rules of governance to require special <span style="font-size:12.8px">elections when a Board member leaves with more than 6 months left in their term?</span></div><div style="font-size:12.8px"><span style="font-size:12.8px"><br></span></div><div style="font-size:12.8px">And, lastly, is there any strong opinion on the size of the Board? A few years back there was an effort to reduce the Board size and we did make headway on that over the years by simply reducing the number of seats at each election.  How does everyone feel about the current size?  FWIW, I think we're at a good size now, especially considering how much work we have on our plates for the next few years.  But I'd like to hear your opinions.</div><div style="font-size:12.8px"><br></div><div style="font-size:12.8px">Thanks!</div><div class="gmail-yj6qo gmail-ajU" style="margin:2px 0px 0px;font-size:12.8px"></div></div></div></div><div>Grace</div><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="text-align:left"><span style="font-size:x-small">Grace Dunbar, Vice President</span></div><font size="1">
Equinox - Open Your Library<br><a href="mailto:gdunbar@esilibrary.com" target="_blank">gdunbar@esilibrary.com</a></font>
<font size="1">  <br>
1-877-OPEN-ILS  |  </font><font size="1"><a href="http://www.esilibrary.com" target="_blank">www.esilibrary.com</a></font><span style="font-size:12.8px">
</span><font size="1"> </font></div><div dir="ltr"><font size="1"> </font></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div>