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<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Hi Tim,<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">   I would opt for #1. The goal here is to ensure community participation in board selection. Changing the entire organization to membership seems, to me, overkill
 in service to what is ultimately a modest, but very important goal.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Scott<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">From:</span></b><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"> eg-oversight-board [mailto:eg-oversight-board-bounces@list.evergreen-ils.org]
<b>On Behalf Of </b>Timothy Spindler<br>
<b>Sent:</b> Monday, April 9, 2018 10:25 AM<br>
<b>To:</b> Mike Rylander <mrylander@gmail.com><br>
<b>Cc:</b> Oversight Board <eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org><br>
<b>Subject:</b> Re: [Eg-oversight-board] Evergreen Project By-Laws<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt">Thanks Mike, I think either approach can work.  I guess I would like feedback from the board about which they would prefer.<o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt">1 -  A non-member organization where the board certifies a poll where the broader community selects the board.  I am assuming we would  possibly define in the bylaws some polling process to prevent a board from
 ignoring the opinion of the community.<o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal">2 -  A member organization where membership is defined by current voting registrations practices<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><br clear="all">
<o:p></o:p></p>
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<div>
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<div>
<div>
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<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<table class="MsoNormalTable" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" style="border-collapse:collapse">
<tbody>
<tr>
<td valign="top" style="border:none;border-right:solid black 1.0pt;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p align="center" style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt;text-align:center"><a href="http://www.cwmars.org" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black;text-decoration:none"><img border="0" width="132" height="99" id="_x0000_i1025" src="https://lh5.googleusercontent.com/C1fNrKOLEXFs-jfAIXQIMqbKqVBCJrBceOenfgotAcJE6XtZ2ZeeTYFkyfir63-HfzjX6q5zhBQWiO5RZk2tYnWzJ1_rjAADAH4nCmiuhNJuoG8HZLq7MBW-pAU4R9ScKcCybdVO"></span></a><o:p></o:p></p>
</td>
<td valign="top" style="border:none;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">Tim Spindler | Executive Director | CW MARS</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><a href="mailto:tspindler@cwmars.org" target="_blank">tspindler@cwmars.org</a> | 508-755-3323 x120</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><a href="http://www.cwmars.org/" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:#1155CC">http://www.cwmars.org</span></a><o:p></o:p></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
</div>
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</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal">On Mon, Apr 9, 2018 at 9:39 AM, Mike Rylander <<a href="mailto:mrylander@gmail.com" target="_blank">mrylander@gmail.com</a>> wrote:<o:p></o:p></p>
<blockquote style="border:none;border-left:solid #CCCCCC 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in">
<div>
<p class="MsoNormal">Not only is this possible, it's fairly regular. Think of the "official" vote as a certification of the process by which the broader community selects each board cohort.<o:p></o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Thanks,<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><br clear="all">
<o:p></o:p></p>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal">--<br>
Mike Rylander<br>
 | President<br>
 | Equinox Open Library Initiative<br>
 | phone:  1-877-OPEN-ILS (673-6457)<br>
 | email:  <a href="mailto:miker@equinoxinitiative.org" target="_blank">miker@equinoxinitiative.org</a><br>
 | web:  <a href="http://equinoxinitiative.org" target="_blank">http://equinoxinitiative.org</a><o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal">On Sat, Apr 7, 2018 at 12:59 PM, Ruth Frasur <<a href="mailto:director@hagerstownlibrary.org" target="_blank">director@hagerstownlibrary.org</a>> wrote:<o:p></o:p></p>
<blockquote style="border:none;border-left:solid #CCCCCC 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in">
<div>
<p class="MsoNormal">Regarding the election, could it be such that we continue holding the elections as is, and then do an "official" vote whereby the sitting board elects the new members based on the vote of the community?<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal">On Sat, Apr 7, 2018 at 12:56 PM, Timothy Spindler <<a href="mailto:tspindler@cwmars.org" target="_blank">tspindler@cwmars.org</a>> wrote:<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<blockquote style="border:none;border-left:solid #CCCCCC 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in">
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Oy vey, here they all are</span><o:p></o:p></p>
<div>
<div>
<ol start="1" type="1">
<li class="MsoNormal" style="color:#1F497D;mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt;mso-list:l1 level1 lfo1">
<span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Do the board members have to be 1 year?  We currently have 3 year staggered terms.<br>
<br>
Yes, we can do staggered 3 year terms.  Let me know what the current terms are for each director and I can make the change.<o:p></o:p></span></li><li class="MsoNormal" style="color:#1F497D;mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt;mso-list:l1 level1 lfo1">
<span class="m1900857737265073251m8862316413252352819m-3139192591191206325gmail-im"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Section 3.3 - is it essentially saying that the Board will elect the Board members?   We found the language a
 little confusing.</span></span><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><br>
<br>
It is correct that the Board elects itself.  If the corporation doesn’t have “members”, which Evergreen did not want, then the board elects itself as a nonprofit has no shareholders.  It does seem unusual, but the self-perpetuating board is how many nonprofits
 function.  MOBIUS is different as it has members.<o:p></o:p></span></li><li class="MsoNormal" style="color:#1F497D;mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt;mso-list:l1 level1 lfo1">
<span class="m1900857737265073251m8862316413252352819m-3139192591191206325gmail-im"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Section 3.3 has "Directors participating maysimu ltaneously hear each other during the meeting."  Does this mean
 it has to be auditory (eg. Phone, Web Conferencing, or in person) or can we use IRC?  Would all votes be invalid in IRC?</span></span><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><br>
<br>
This is what we discussed in our conference call.  For the one, official meeting that the board has each year, everyone has to be “present” and able to hear each other at the same time.  This is a statutory requirement in Missouri (and most states).  This meeting
 could be accomplished at the annual convention with anyone unable to attend in person calling in.  For that official meeting, it cannot be done via chat room.  Other, unofficial meetings can be held via the chat room.  However, any “votes” should be memorialized
 in a separate, written resolution signed by the board of directors.<o:p></o:p></span></li><li class="MsoNormal" style="color:#1F497D;mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l1 level1 lfo1">
<span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Our current rules of governance has a purpose and responsibility section, can we include something like this in Article I?<o:p></o:p></span></li></ol>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">We can add these provisions into the bylaws.  Please send over what Evergreen would like incorporated.</span><o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><br clear="all">
<o:p></o:p></p>
<div>
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<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<table class="MsoNormalTable" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" style="border-collapse:collapse">
<tbody>
<tr>
<td valign="top" style="border:none;border-right:solid black 1.0pt;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p align="center" style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt;text-align:center"><a href="http://www.cwmars.org" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black;text-decoration:none"><img border="0" width="132" height="99" id="_x0000_i1026" src="https://lh5.googleusercontent.com/C1fNrKOLEXFs-jfAIXQIMqbKqVBCJrBceOenfgotAcJE6XtZ2ZeeTYFkyfir63-HfzjX6q5zhBQWiO5RZk2tYnWzJ1_rjAADAH4nCmiuhNJuoG8HZLq7MBW-pAU4R9ScKcCybdVO"></span></a><o:p></o:p></p>
</td>
<td valign="top" style="border:none;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">Tim Spindler | Executive Director | CW MARS</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><a href="mailto:tspindler@cwmars.org" target="_blank">tspindler@cwmars.org</a> | 508-755-3323 x120</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><a href="http://www.cwmars.org/" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:#1155CC">http://www.cwmars.org</span></a><o:p></o:p></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
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</div>
</div>
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</div>
</div>
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</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal">On Sat, Apr 7, 2018 at 12:55 PM, Timothy Spindler <<a href="mailto:tspindler@cwmars.org" target="_blank">tspindler@cwmars.org</a>> wrote:<o:p></o:p></p>
<blockquote style="border:none;border-left:solid #CCCCCC 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in">
<div>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt">I hit send too soon<o:p></o:p></p>
<div>
<ol start="1" type="1">
<li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt;mso-list:l2 level1 lfo2">
Do the board members have to be 1 year?  We currently have 3 year staggered terms.<br>
<br>
<span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Yes, we can do staggered 3 year terms.  Let me know what the current terms are for each director and I can make the change.</span><o:p></o:p></li><li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt;mso-list:l2 level1 lfo2">
Section 3.3 - is it essentially saying that the Board will elect the Board members?   We found the language a little confusing.<br>
<br>
<span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">It is correct that the Board elects itself.  If the corporation doesn’t have “members”, which Evergreen did not want, then the board elects itself as a nonprofit has no shareholders. 
 It does seem unusual, but the self-perpetuating board is how many nonprofits function.  MOBIUS is different as it has members.</span><o:p></o:p></li><li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt;mso-list:l2 level1 lfo2">
Section 3.3 has "Directors participating maysimu ltaneously hear each other during the meeting."  Does this mean it has to be auditory (eg. Phone, Web Conferencing, or in person) or can we use IRC?  Would all votes be invalid in IRC?<br>
<br>
<span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">This is what we discussed in our conference call.  For the one, official meeting that the board has each year, everyone has to be “present” and able to hear each other at the same
 time.  This is a statutory requirement in Missouri (and most states).  This meeting could be accomplished at the annual convention with anyone unable to attend in person calling in.  For that official meeting, it cannot be done via chat room.  Other, unofficial
 meetings can be held via the chat room.  However, any “votes” should be memorialized in a separate, written resolution signed by the board of directors.</span><o:p></o:p></li><li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l2 level1 lfo2">
Our current rules of governance has a purpose and responsibility section, can we include something like this in Article I?<o:p></o:p></li></ol>
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<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
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<table class="MsoNormalTable" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" style="border-collapse:collapse">
<tbody>
<tr>
<td valign="top" style="border:none;border-right:solid black 1.0pt;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p align="center" style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt;text-align:center"><a href="http://www.cwmars.org" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black;text-decoration:none"><img border="0" width="132" height="99" id="_x0000_i1027" src="https://lh5.googleusercontent.com/C1fNrKOLEXFs-jfAIXQIMqbKqVBCJrBceOenfgotAcJE6XtZ2ZeeTYFkyfir63-HfzjX6q5zhBQWiO5RZk2tYnWzJ1_rjAADAH4nCmiuhNJuoG8HZLq7MBW-pAU4R9ScKcCybdVO"></span></a><o:p></o:p></p>
</td>
<td valign="top" style="border:none;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">Tim Spindler | Executive Director | CW MARS</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><a href="mailto:tspindler@cwmars.org" target="_blank">tspindler@cwmars.org</a> | 508-755-3323 x120</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><a href="http://www.cwmars.org/" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:#1155CC">http://www.cwmars.org</span></a><o:p></o:p></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
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<p class="MsoNormal">On Sat, Apr 7, 2018 at 12:52 PM, Timothy Spindler <<a href="mailto:tspindler@cwmars.org" target="_blank">tspindler@cwmars.org</a>> wrote:<o:p></o:p></p>
<blockquote style="border:none;border-left:solid #CCCCCC 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in">
<div>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt">I asked Donn the following questions based on the feedback so far.  Here are the responses.<o:p></o:p></p>
<div>
<ol start="1" type="1">
<li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt;mso-list:l0 level1 lfo3">
Do the board members have to be 1 year?  We currently have 3 year staggered terms.<br>
<br>
<span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif;color:#1F497D">Yes, we can do staggered 3 year terms.  Let me know what the current terms are for each director and I can make the change.</span><o:p></o:p></li><li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo3">
Section 3.3 - is it essentially saying that the Board will elect the Board members?   We found the language a little confusing.<o:p></o:p></li><li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo3">
Section 3.3 has "Directors participating maysimu ltaneously hear each other during the meeting."  Does this mean it has to be auditory (eg. Phone, Web Conferencing, or in person) or can we use IRC?  Would all votes be invalid in IRC?<o:p></o:p></li><li class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo3">
Our current rules of governance has a purpose and responsibility section, can we include something like this in Article I?<o:p></o:p></li></ol>
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<table class="MsoNormalTable" border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" style="border-collapse:collapse">
<tbody>
<tr>
<td valign="top" style="border:none;border-right:solid black 1.0pt;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p align="center" style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt;text-align:center"><a href="http://www.cwmars.org" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black;text-decoration:none"><img border="0" width="132" height="99" id="_x0000_i1028" src="https://lh5.googleusercontent.com/C1fNrKOLEXFs-jfAIXQIMqbKqVBCJrBceOenfgotAcJE6XtZ2ZeeTYFkyfir63-HfzjX6q5zhBQWiO5RZk2tYnWzJ1_rjAADAH4nCmiuhNJuoG8HZLq7MBW-pAU4R9ScKcCybdVO"></span></a><o:p></o:p></p>
</td>
<td valign="top" style="border:none;padding:5.0pt 5.0pt 5.0pt 5.0pt">
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black">Tim Spindler | Executive Director | CW MARS</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:black"><a href="mailto:tspindler@cwmars.org" target="_blank">tspindler@cwmars.org</a> | 508-755-3323 x120</span><o:p></o:p></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><a href="http://www.cwmars.org/" target="_blank"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Verdana",sans-serif;color:#1155CC">http://www.cwmars.org</span></a><o:p></o:p></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin:0in;margin-bottom:.0001pt"><span style="font-size:7.5pt;font-family:"Verdana",sans-serif"><o:p> </o:p></span></p>
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<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt">_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org" target="_blank">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><o:p></o:p></p>
</blockquote>
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<p class="MsoNormal"><span style="color:#888888"><br>
<br clear="all">
<span class="m1900857737265073251hoenzb"><o:p></o:p></span></span></p>
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<p class="MsoNormal"><span class="m1900857737265073251hoenzb"><span style="color:#888888">--
</span><o:p></o:p></span></p>
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<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9.5pt;color:#888888">Ruth Frasur<br>
Director of the Historic(ally Awesome) Hagerstown - Jefferson Township Library<br>
<a href="https://maps.google.com/?q=10+W.+College+Street&entry=gmail&source=g">10 W. College Street</a> in Hagerstown, Indiana (47346)<br>
p (765) 489-5632; f (765) 489-5808<br>
<br>
</span><b><span style="color:#888888"><a href="http://hagerstownlibrary.org" target="_blank">Our Kickin' Website</a>,  <a href="http://facebook.com/hjtplibrary" target="_blank">Our Rockin' Facebook Page</a>,  and
<a href="http://nettlecreekplayers.com" target="_blank">The Nettle Creek Players</a></span></b><o:p></o:p></p>
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<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt"><br>
_______________________________________________<br>
eg-oversight-board mailing list<br>
<a href="mailto:eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org" target="_blank">eg-oversight-board@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/eg-oversight-board</a><o:p></o:p></p>
</blockquote>
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<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
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