<div dir="ltr">Hi Benjamin, <div><br></div><div>Here are a few thoughts, some of which are documented in places...</div><div><ul><li style="margin-left:15px">Besides staff editing an item directly, what are the other conditions that cause the item status to change, and how do they change?</li><ul><li style="margin-left:15px">Check In, aka Process Items in Ye Olden Evergreene Tymes, does most of the status change heavy lifting. In addition to discharging a borrowed item from a patron account (status change from checked out to Recently Returned), also changes non-circulating statuses like Damaged/Lost/Bindery/Cataloging/etc. back to circulating (active) statuses; captures holds, from a pull list or opportunistically, and sets items to On Holds Shelf or In Transit; changes new items from In Process to Available</li><li style="margin-left:15px">Check In, and allied processes (like Renew, Clear Hold Shelf), sort of stack status changes. Ex: an item being checked in from a loan that can fill a hold will go from Checked Out to Recently Returned to On Holds Shelf or In Transit </li><ul><li style="margin-left:15px">If you have access to the database, there is an audit table - auditor.asset_copy_history - that shows these types of changes</li></ul><li style="margin-left:15px">Other processes, like Checkout, Cancel Transit, Mark Lost/Missing/Damaged/Discard/etc. produce the related statuses, and some of the resulting statuses are defined in Library Settings</li><li style="margin-left:15px">Some statuses are changed by Action Trigger, such as Checked Out (overdue) to Lost</li><li style="margin-left:15px">Some statuses are changed based on Library Settings, such as Recently Returned to Available</li><li style="margin-left:15px">Lost is changed to Lost and Paid when a bill is paid in full (if enabled)</li></ul></ul><div><ul><li style="margin-left:15px">Do all items get reshelving status on check in?</li><ul><li style="margin-left:15px">Sort of! See above!</li><li style="margin-left:15px">Reshelving is more or less specific to items that are going to the shelf. If other things are needed, like transits/pending holds, the status will effectively skip reshelving</li><li style="margin-left:15px">Some items, like Pre-cat circs, typically go to Cataloging status</li></ul></ul><div><ul><li style="margin-left:15px">When reshelving status expires, what determines the new status?</li><ul><li style="margin-left:15px">I've always sort of assumed the "Available" is a hardcoded default status, because that item should be on the shelf, ready to be checked out or able to be targeted for a hold, etc., but... IDK </li></ul></ul><div><br></div><div>Lindsay</div><div><br></div></div></div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><b>Lindsay Stratton</b><div><b>Systems Librarian</b></div><div>Westchester Library System</div><div>570 Taxter Rd., 4th Floor</div><div>Elmsford, NY 10523</div><div><a href="mailto:lstratton@wlsmail.org" target="_blank">lstratton@wlsmail.org</a></div></div></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, May 25, 2023 at 12:08 PM Benjamin Kalish via Evergreen-general <<a href="mailto:evergreen-general@list.evergreen-ils.org" target="_blank">evergreen-general@list.evergreen-ils.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hi, folks!<div><br></div><div>I've been unable to find documentation of how item statuses work! Could someone point me in the right direction?</div><div><br></div><div>I know there is a list of item status and instructions for adding new status at <a href="https://docs.evergreen-ils.org/eg/docs/3.8/admin/copy_statuses.html#:~:text=To%20navigate%20to%20the%20item,of%20items%20in%20your%20system." target="_blank">Evergreen docs / System Administration From the Staff Client / Item Statuses</a>, but it leaves some fundamental questions unanswered:</div><div><ul><li>Besides staff editing an item directly, what are the other conditions that cause the item status to change, and how do they change?</li><li>Do all items get reshelving status on check in?<br></li><li>When reshelving status expires, what determines the new status?</li></ul><div>I'm particularly interested in how items with status custom statuses (we use In Library Use, Display, and Storage a lot at my library) change on checkin, but I feel like all of this should be well documented in some easy to find place.</div></div><div><br></div><div><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr">Benjamin Kalish<br>Forbes Library / 413-587-1012 / <a href="mailto:bkalish@forbeslibrary.org" target="_blank">bkalish@forbeslibrary.org</a></div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr"><div><div>Support Forbes Library:</div><div><ul><li style="margin-left:15px">Consider <a href="https://forbeslibrary.org/giving/donate-online/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">giving a gift</a> to Forbes Library</li><li style="margin-left:15px">Vote for the Friends of Forbes in the <a href="https://www.florencebank.com/vote" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">Florence Bank Community Grant Program</a>.</li><li style="margin-left:15px"><a href="https://forbeslibrary.org/friends/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">Join the Friends of Forbes today</a>!</li></ul></div></div></div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div style="color:rgb(34,34,34)"><font color="#222222">Currently reading: </font><i>Word Nerd: Dispatches from the Games, Grammar, and Geek Underground</i> by John D. Williams</div><div style="color:rgb(34,34,34)"><font size="2">Just Finished:<i> </i></font><i>Resurgence </i>by C. J. Cherryh<br></div></div><div style="color:rgb(34,34,34)"><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><div dir="ltr"><font size="2">For information about accessibility at the library, please see: <a href="http://forbeslibrary.org/accessibility/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">http://forbeslibrary.org/accessibility/<br></a></font></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
Evergreen-general mailing list<br>
<a href="mailto:Evergreen-general@list.evergreen-ils.org" target="_blank">Evergreen-general@list.evergreen-ils.org</a><br>
<a href="http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/evergreen-general" rel="noreferrer" target="_blank">http://list.evergreen-ils.org/cgi-bin/mailman/listinfo/evergreen-general</a><br>
</blockquote></div></div>