<div dir="ltr">Beth,<div><br></div><div>Well, it has been a while since one has been sent out. To be honest, I do not recall how I received the spreadsheet, but I have to assume it was distributed via our list-serv.</div><div>

<br></div><div>I see a good practice would be to update the spreadsheet whenever major changes occur in the shared reports folders, post the updated list to a reports documentation webpage, and then send email to list-serv notifying staff about the updated spreadsheet with link.</div>

<div><br></div><div>Cristina</div><div><p class=""><a name="_MailAutoSig"><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">--</span></a></p>

<p class=""><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">Cristina
Hernandez Trotter</span></p>

<p class=""><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">Head
of Reference Dept. and Heritage Center</span></p>

<p class=""><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">Oconee
Regional Library System</span></p>

<p class=""><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">801
Bellevue Ave.</span></p>

<p class=""><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">Dublin,
GA 31021</span></p>

<p class=""><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">478-272-5710
(phone)</span></p>

<p class=""><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif">478-272-0524
(fax)</span></p>

<p class=""><a href="http://www.ocrl.org/"><span style="font-size:10pt;font-family:Georgia,serif;color:blue">www.ocrl.org</span></a></p></div><div><br><div class="gmail_extra"><br><br><div class="gmail_quote">On Wed, May 22, 2013 at 4:27 PM, Beth Willis <span dir="ltr"><<a href="mailto:willis@noblenet.org" target="_blank">willis@noblenet.org</a>></span> wrote:<br>


<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex">Hi Cristina,<br>
<br>
The spreadsheet is a great idea.<br>
<br>
How often does PINES update this spreadsheet and how is it made available to their libraries?<br>
<br>
Thank you.<div><br>
beth<br>
<br>
<br>
<br>
Beth Willis<br>
Digital & Catalog Librarian<br>
NOBLE, Inc.<br>
26 Cherry Hill Drive<br>
Danvers, MA 01923<br>
<br></div><div><div>
On 5/22/2013 2:00 PM, Cristina Hernandez Trotter wrote:<br>
</div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div><div>
I definitely agree that a type of numbering system could be useful. This<br>
would be so helpful for long lists of reports. Of course, the sorting<br>
enhancement is going to be lovely!<br>
<br>
I just wanted to add that I found it very helpful when PINES distributed<br>
a spreadsheet with all shared reports.  The spreadsheet included  the<br>
following columns:<br>
<br>
Folder<br>
Template Name<br>
Description<br>
Date Created<br>
User<br>
Main Folder<br>
SubFolder 1<br>
SubFolder 2<br>
<br>
This allowed me to quickly see all the types of reports available. Plus,<br>
I could easily do a keyword search in Excel to find the name of the<br>
exact report I needed, along with its creation date which allowed me to<br>
locate its relative position in the folder. (Wishlist item: I dream of a<br>
day when there is "find" feature in Evergreen.)<br>
<br>
Hope this is of some help,<br>
<br>
Cristina<br>
<br>
--<br>
<br>
Cristina Hernandez Trotter<br>
<br>
Head of Reference Dept. and Heritage Center<br>
<br>
Oconee Regional Library System<br>
<br>
801 Bellevue Ave.<br>
<br>
Dublin, GA 31021<br>
<br>
<a href="tel:478-272-5710" value="+14782725710" target="_blank">478-272-5710</a> (phone)<br>
<br>
<a href="tel:478-272-0524" value="+14782720524" target="_blank">478-272-0524</a> (fax)<br>
<br>
</div></div><a href="http://www.ocrl.org" target="_blank">www.ocrl.org</a> <<a href="http://www.ocrl.org/" target="_blank">http://www.ocrl.org/</a>><div><br></div></blockquote></blockquote></div></div></div></div>